Aluehallitus
Pöytäkirja 19.06.2023/Pykälä 98

1947/02.08.00/2023

Aluehallitus 19.06.2023 § 98

§ 98

Päätösehdotus Hyvinvointialuejohtaja Svahn Sanna

Käsittely 

Hallintoylilääkäri Puurunen oli esteellisenä poissa kokouksesta tämän asian käsittelyn ajan klo 13.07-13.40 (esteellisyyden peruste: hallintolaki 28.1 § kohta 5).

Projektijohtaja Lundell selosti asian valmistelua.

Jäsen Wickström poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn aikana klo 13.10.

Aluevaltuuston 3. varapuheenjohtaja Guzenina oli poissa kokouksesta tämän asian käsittelyn aikana klo 13.12-13.17.

Jäsen Vehmanen oli poissa kokouksesta tämän asian käsittelyn aikana klo 13.19-13.33.

Lakiasiainjohtaja Yli-Koski poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 13.40.

Päätös

Selostus 

Taustaa

Hyvinvointialueen tuotannossa olevien asiakas- ja potilastietojärjestelmien (myöh. aptj) harmonisointi on välttämätöntä. Lähtötilanteessa hyvinvointialueelle siirtyi kolmekymmentäkuusi eri asiakas- ja potilastietojärjestelmää tai -järjestelmäversiota. Osa järjestelmistä on pystytty konsolidoimaan hyvinvointialueen käynnistyksen yhteydessä, ja nykytilanteessa jäljellä on yksitoista erillistä järjestelmää. Tilanne on kuitenkin edelleen toiminnallisesti ja taloudellisesti epätyydyttävä. Harmonisoimalla järjestelmäkokonaisuutta voitaisiin edistää asiakkaiden palvelujen esteetöntä käyttöä koko alueella, mahdollistaa palvelutuotannon prosessien yhtenäistäminen, parantaa johtamisen edellytyksiä sekä karsia päällekkäisiä IT-kustannuksia.

Aluehallituksen kokouksessa 11.4.2023 esiteltiin aptj-kokonaisuuden harmonisoinnin tarvetta ja päätöksenteossa etenemisessä. Päävaihtoehtoja on kaksi:

1) sidosyksikköasemassa olevan Oy Apotti Ab:n järjestelmän käytön laajentaminen koko alueelle ja

2) yhtenäisen järjestelmäkokonaisuuden hankkiminen kilpailutuksen kautta. 

Lisäksi tulee huomioida muiden sidosyksikköhankintojen mahdollisuus uusien osakkuuksien kautta. Koska mahdollinen kilpailutusprosessin käynnistäminen poissulkee sidosyksikköhankinnat, tulee hyvinvointialueen tehdä ensin päätös, tavoitteleeko se Apotin käytön laajentamista.

Selvitykset

Hyvinvointialue on toteuttanut aluehallitukselle 11.4.2023 esitetyn mukaisesti selvityksen aptj-vaihtoehtojen vahvuuksista ja riskeistä. Selvityksen pohjana on avoimeen ilmoitukseen perustuva ja kattava markkinakartoitus. Kartoitukseen ilmoittautuivat ja osallistuivat Oy Apotti Ab, TietoEvry Oy, CGI Oy, Mediconsult Oy ja Esko Systems Oy. Markkinakartoituksen lisäksi hyvinvointialue on selvittänyt Apotin mahdollisen käytön laajentamista yhtiön osakkuuden ja hankintajuridiikan näkökulmasta. Markkinakartoituksessa ja selvityksen kokoamisessa hyvinvointialueen tukena on ollut Deloitte Consulting Oy:n tiimi projektijohtajana Janne Gerdt.

Hyvinvointialue on toteuttanut selvitystä täydentävän kyselyn koko henkilöstölle.

Suomen- ja ruotsinkielisen kyselyn tavoitteena oli kartoittaa asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttökokemusta ja arvioida nykyisin käytössä olevien järjestelmien käytettävyyttä. Lisäksi kyselyssä tiedusteltiin vastaajien näkemyksiä tulevaisuuden hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietojärjestelmien ominaisuuksista.

Selvitystyössä on ollut ohjausryhmä ja projektiryhmä. Ohjausryhmässä on ollut järjestelmien käyttäjien, palvelutuotannon johdon sekä tietohallinnon edustajia. Projektiryhmässä on ollut laaja edustus eri palvelualueilta, kehittämistehtävistä ja tietohallinnosta.

Selvityksen tulokset käsiteltiin tulevaisuus- ja kehittämislautakunnan kokouksessa 8.6.2023 sekä aluehallituksen ja aluevaltuuston neuvottelutoimikunnan yhteisessä iltakoulussa 12.6.2023.

Selvitysten päähavainnot

Apotin käytön laajentamista hyvinvointialueen pääjärjestelmäksi tukisi se, että Apotti on toiminnallisesti laajin vaihtoehto, joka kattaa myös laajat tiedolla johtamisen ominaisuudet. Järjestelmähankinta kattaisi Epic-ydinjärjestelmän lisäksi useita muita täydentäviä ratkaisuja. Apotti tarjoaisi mahdollisuuden yhtenäiseen asukkaan sähköiseen asiointiin sekä peruspalveluissa että erikoissairaanhoidossa Maisa-portaalin avulla. Apotti on valmis integroitu järjestelmäkokonaisuus ja se on kansainvälisen yhteistyön kautta kehittyvä järjestelmä.

Apotin haasteena ovat erittäin korkeat kustannukset suhteessa markkinoilta saatavilla oleviin kokonaisratkaisuihin. Hyvinvointialueen kustannusarvion perusteella, huomioiden mm. järjestelmän laajuus ja muut taloudelliset hyödyt, sen kustannus olisi vähintään kaksinkertainen yleiseen markkinahintatasoon verrattuna. Apotin osassa käyttäjäryhmissä huonoksi koettu käytettävyys sekä heikko maine ovat riskejä sekä työn tuottavuuden että työvoiman veto- ja pitovoiman näkökulmasta. Apotti kattaa hyvinvointialueen tarpeisiin nähden ylimääräisiä toiminnallisuuksia. Apotissa ei ole ruotsinkielistä ammattilaisen käyttöliittymää tai valmiuksia tukipalveluihin ruotsiksi. Sähköisen asioinnin ratkaisusta puuttuu joitakin toiminnallisuuksia, joiden kehittämiseen kuluu arviolta pitkiäkin aikoja.

Selvityksen perusteella voidaan todeta, että kilpailutuksen kautta olisi saatavilla vertailukelpoisilla toiminnallisuuksilla selvästi Apotti-ratkaisua halvempi kokonaisratkaisu. Markkinoiden näkemys kokonaisratkaisun kustannustasosta on varsin yhtenevä. Markkinoilla on saatavilla useita kokonaisratkaisuvaihtoehtoja, jotka ovat kehittyneet viimeisten vuosien aikana hyvinvointialueiden vaatimaan suuntaan. Markkinoilla on myös saatavilla järjestelmiä, joissa käyttöliittymät ja tukipalvelut on mahdollista saada myös ruotsinkielisinä. Markkinoilta hankinta mahdollistaisi myös toiminnallisesti hyvinvointialueen tavoitteisiin sopivimpien järjestelmien kilpailutuksen osa-alueittain. Arkkitehtuuri mahdollistaisi toiminnallisuuksien joustavan hankkimisen ja kehittämisen ohjauksen.

Kilpailuttamisvaihtoehdossa lopulliseen ratkaisuun liittyy kaiken kaikkiaan enemmän epävarmuutta. Taloudellisesti menetetään Uudenmaan sisäisiä mittakaavaetuja. Riskinä on toimittajien kokemusten puute vastaavan laajuisista hyvinvointialueen toteutuksista. Mahdollisessa kilpailutuksen kautta hankittavassa kokonaisratkaisussa muodostuisi vahva toimittajasidonnaisuus. Hajautettu arkkitehtuuri vähentäisi toimittajakohtaisia riskejä, mutta tuo epävarmuutta erityisesti toteutusaikatauluun. Samoin eri järjestelmien välinen yhteentoimivuus olisi epävarmempaa. Erillisjärjestelmien kehityssuunnitelmien yhteensovittaminen ja ohjaaminen olisi työläämpää.

Hankintajuridisia riskejä tunnistettiin kaikissa vaihtoehdoissa.

Eteneminen

Selvityksen perusteella on ilmeistä, että Apotti ei ole hankkeen alkuperäisestä tarkoituksestaan huolimatta itsestään selvä ratkaisu hyvinvointialueen yhtenäiseksi tietojärjestelmäksi. Markkinoilla on saatavissa hyvinvointialueen tarvitsemat toiminnallisuudet merkittävästi kustannustehokkaammin ja samassa aikataulussa tai nopeammin. Apotin vahvuudet tiedolla johtamisessa tai hyödyt alueen yhtenäisenä tietojärjestelmänä eivät ole ainakaan vielä merkittävästi realisoituneet.

Toisaalta on huomioitava, että kilpailutusvaihtoehdossa on enemmän epävarmuutta lopputuloksesta. Kilpailutusvaihtoehdossa merkityksellistä ovat arkkitehtuurivalinnat ja kilpailutuksen muut ratkaisua ohjaavat linjaukset. Vaikka selvityksessä koottu tieto on muuten koettu pääosin riittäväksi, on päätöksentekoa varten vielä tarkoituksenmukaista hahmottaa kilpailutusvaihtoehdon toteutuksen keskeiset periaatteet. Samoin hankintajuridista selvitystä ja kokonaistaloudellista arviota on tarkoituksenmukaista jatkaa.

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi

Päätöshistoria

Tulevaisuus- ja kehittämislautakunta 08.06.2023 § 24

§ 24

Päätösehdotus Konsernipalvelujen johtaja Syrjänen Markus

Tulevaisuus- ja kehittämislautakunta päättää
 
1. merkitä tiedoksi annetun tilannekatsauksen ja
 
2. merkitä tiedoksi lautakunnan käymän lähetekeskustelun asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisua koskevan selvityksen vaihtoehdoista.

Käsittely Tulevaisuus- ja kehittämislautakunnalle toimitettiin esityslistan julkaisemisen jälkeen 7.6.2023 tutustuttavaksi Oy Apotti Ab:n osakkaiden Helsingin kaupungin, HUS-yhtymän ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen johdon kirjelmä koskien Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisua.

 Tämän asian käsittelyn aikana pidettiin kokoustauko klo 19.05-19.15.

Päätös

Tulevaisuus- ja kehittämislautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Selostus 

Hyvinvointialueen tuotannossa olevien asiakas- ja potilastietojärjestelmien harmonisointia tulee jatkaa, jotta saadaan palvelutuotannolle yhtenäisempiä prosesseja, kustannustehokkuutta ja mahdollistetaan tiedolla johtaminen. Lähtötilanteessa kunnissa oli 36 potilastietojärjestelmää, jotka on pystytty konsolidoimaan hyvinvointialueen käynnistyksen yhteydessä. Nyt jäljellä on 11 APTJ-järjestelmää, joiden osalta tulee arvioida, miten harmonisointi tehdään.

APTJ-selvitys sisältää henkilöstökyselyn ja järjestelmätoimittajille tehtävän markkinakartoituksen. Markkinavuoropuhelu on julkaistu Hilmaan ja on ollut avoinna kaikille toimijoille. Toimittajista osallistuivat TietoEvry, CGI, Apotti, Mediconsult sekä Esko systems Oy. Kyselyyn vastasi myös Oracle Cerner, joka ei kuitenkaan osallistunut markkinavuoropuhelutapaamisiin.

Markkinavuoropuhelun toteutti Deloitte consulting Oy, jonka APTJ-selvitysraportti jaetaan lautakunnalle esityslistan mukana. APTJ-selvitykseen liittyvän henkilöstökyselyn toteutti hyvinvointialueen oma henkilökunta, ja myös tämä materiaali jaetaan lautakunnalle esityslistan mukana.

Markkinavuoropuheluesitys sekä henkilöstökyselyn tulokset on käsitelty 31.5.2023 pidetyssä APTJ-ohjausryhmän kokouksessa. Ohjausryhmä päätti pyytää materiaalin pohjalta Tulevaisuus- ja kehittämislautakunnan käsittelyä.   

Tulevaisuus- ja kehittämislautakunnalle on annettu asiakas- ja potilastietojärjestelmän tilannekatsaus 10.5.2023 § 20, jossa käytiin läpi projektin etenemistä ja projektin toteutusta. Projektin tuotokset ovat nyt esiteltävät markkinavuoropuhelun yhteenveto ja hyvinvointialueelle tehty APTJ-henkilöstökysely. APTJ-selvityksen ohjausryhmä päättää projektin jatkotoimenpiteistä. Aluehallitus päättää siitä, kuinka harmonisointia jatketaan.  

Hallintosäännön 59 §:n 10 kohdan mukaan tulevaisuus- ja kehittämislautakunnan tehtävänä on seurata ja ennakoida hyvinvointialueen palvelualueiden kehitystä, palvelujen uudistamisen linjauksia, ja digitalisaatiota lyhyellä ja pitkällä aikavälillä muualla Suomessa ja kansainvälisesti.

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi

Päätöshistoria