Välfärdsområdesstyrelsen
Pöytäkirja 16.06.2025/Pykälä 165

755/00.02.01/2025

Välfärdsområdesstyrelsen 16.06.2025 § 165

§ 165

Beslutsförslag Välfärdsområdesdirektör Svahn Sanna

Behandling 

Under behandlingen ändrade föredraganden sitt beslutsförslag enligt följande:

”Tredje meningen i avsnitt 3.2 Strategiska riktlinjer för förvaltningens lokaler i bilagan

”Förvaltningens huvudverksamhetsställe ligger i Esbo längs metrobanan.”

ändras till

”Förvaltningens huvudverksamhetsställe ligger i Esbo längs metrobanan eller tågbanan.”

Föredragandens ändringar i redogörelsedelen har beaktats i protokollet.

Serviceområdesdirektör Hokkanen anlände till sammanträdet under behandlingen av detta ärende kl. 12.58.

Första vice ordförande Värmälä var frånvarande från sammanträdet under behandlingen av detta ärende kl. 12.57–13.01.

Nationalspråksnämndens ordförande Westerholm avlägsnade sig från sammanträdet under behandlingen av detta ärende kl. 13.00.

Beslut

Redogörelse 

Välfärdsområdet söker en ny lokal för förvaltningens funktioner.

Målet är att sammanföra förvaltningens nuvarande funktioner till ett enda gemensamt verksamhetsställe. Utifrån lokalsökningen kan välfärdsområdet dock också komma fram till att behålla de nuvarande verksamhetsställena.

Lokalerna för välfärdsområdets förvaltning är ett lokalprojekt enligt lokalprogrammet som godkänts av välfärdsområdesstyrelsen den 10 februari 2024 § 36. Lokalerna för välfärdsområdets förvaltning koncentrerar sig till Esbo. Dessutom utförs administrativt arbete inom serviceproduktionen på områdets övriga verksamhetsställen. 

Behovsbeskrivning

Förvaltningens nuvarande verksamhetsställen är belägna i Otnäs och Esbo centrum, och deras hyresavtal upphör utan separat uppsägning den 31 december 2026. Hyresavtalen ska förlängas så att en tillräcklig mängd lokaler som motsvarar förvaltningens behov kan tryggas. Alternativt måste en ny lokal i området hittas som kan utvecklas med rimliga förändringar för förvaltningens behov.

Målet med lokalprojektet är att säkerställa att förvaltningen och de förtroendevalda har de arbetslokaler som verksamheten kräver. Förvaltningens arbetslokaler ska stödja moderna hybridarbetsmetoder, möjliggöra effektiv lokalanvändning och erbjuda en trivsam, tillgänglig och funktionell miljö för cirka 520 anställda.

Förvaltningens lokaler ska också möjliggöra de förtroendevaldas mötesbehov i nuvarande omfattning. Välfärdsområdesfullmäktiges sammanträden hålls i regel vid andra verksamhetsställen i området så att lokaler i gemensam användning i området utnyttjas. 

Strategiska principer för förvaltningens lokaler

De strategiska principerna för anskaffning av lokaler för förvaltningen är följande.

1. Förvaltningens lokallösning svarar mot lokalbehoven för koncernförvaltningen, koncerntjänsterna, serviceområdenas ledning och serviceområdenas expertuppgifter samt lokalbehoven för förtroendeorganens möteslokaler (exklusive fullmäktiges sammanträden). Förvaltningens lokallösning innehåller inte lokaler för kontors- och administrationsarbete inom serviceproduktionen.
2. Det primära målet är att sammanföra förvaltningens funktioner till ett enda gemensamt verksamhetsställe. Utifrån lokalsökningen kan välfärdsområdet dock komma fram till att behålla en del eller båda av förvaltningens nuvarande lokaler och därmed fortsätta med en modell med två verksamhetsställen.
3. Förvaltningens huvudverksamhetsställe ligger i Esbo längs metrobanan eller tågbanan. Detta syftar till att säkerställa välfärdsområdets förmåga att hålla kvar och locka förvaltningspersonal.
4. I samband med lokalsökningen granskas lokalbehoven för ledningscentralverksamheten under undantagsförhållanden.
5. Lokallösningen ska stödja hybridarbete, möjliggöra effektiv lokalanvändning och erbjuda en trivsam, tillgänglig och funktionell miljö för cirka 520 anställda.
6. För personalen ordnas parkeringsplatser i den utsträckning det är möjligt. Lokalerna ska ha en tillräcklig mängd möteslokaler och avskilda utrymmen i olika storlekar, flexibla arbetsstationer samt trivsamma gemensamma lokaler. Arbetsmiljön utvecklas för att stödja flexibelt och effektivt arbete och arbete i team.
7. Lokallösningen syftar till att minska förvaltningens lokalkostnader genom att öka lokaleffektiviteten.

Lokalsökning

En behovsutredning och marknadsöversikt i fråga om lokalerna för välfärdsområdets förvaltning gjordes våren 2025. Välfärdsområdet genomför anskaffningen av nya kontorslokaler för förvaltningen under hösten 2025. Hyresobjektet kan vara ett nybyggnadsobjekt eller ett existerande objekt som utvecklas till ett aktivitetsbaserat kontor som lämpar sig för förvaltningens funktioner.

Lokalalternativen bedöms ur ett funktionellt och ekonomiskt perspektiv och med tanke på tillgängligheten för personalen och de förtroendevalda. Ungefär 520 personer arbetar i förvaltningens lokaler.

Totalekonomisk granskning

Genom att slå samman förvaltningens lokaler och öka lokaleffektiviteten strävar välfärdsområdet efter att minska lokalkostnaderna.

Som en del av lokalsökningen utreds också möjligheterna att samarbeta med Esbo stad om gemensamt använda möteslokaler för att minska lokalkostnaderna.

Behörighet

Enligt 42 § 41 punkten i förvaltningsstadgan ska välfärdsområdesstyrelsen besluta om betydande projektplaner för lokaler. Lokalprojektet för förvaltningens lokaler är ett betydande lokalprojekt i enlighet med lokalprogrammet, som välfärdsområdesstyrelsen fattade beslut om den 10 februari 2025 § 36.

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom

Verkställighet

Beslutshistoria