Välfärdsområdesstyrelsen
Esityslista 16.06.2025/Asianro 11

755/00.02.01/2025

Välfärdsområdesstyrelsen 16.06.2025  

Beslutsförslag Välfärdsområdesdirektör Svahn Sanna

Behandling 

Beslut

Redogörelse 

Hyvinvointialueen hallinnon toiminnoille haetaan uutta toimitilaa.

Tavoitteena on yhdistää hallinnon nykyiset toiminnot yhteen yhteiseen toimipisteeseen. Tilahaun perusteella voidaan kuitenkin päätyä myös säilyttämään nykyiset toimipisteet.

Hyvinvointialueen hallinnon toimitilat ovat aluehallituksen 10.2.2024 §36 päättämän toimitilaohjelman mukainen tilahanke. Hyvinvointialueen hallinnon toimitilat keskittyvät Espooseen. Lisäksi palvelutuotannon hallinnollista työtä tehdään alueen muissa toimipisteissä.

Tarvekuvaus

Nykyiset hallinnon toimipisteet sijaitsevat Otaniemessä ja Espoon keskuksessa ja niiden vuokrasopimukset päättyvät ilman erillistä irtisanomista 31.12.2026. Vuokrasopimuksia tulee jatkaa siten, että saadaan turvattua riittävä määrä hallinnon tarpeita vastaavaa toimitilaa. Vaihtoehtoisesti tilalle tulee löytää alueella sijaitseva uusi toimitila, jota voidaan kehittää kohtuullisin muutoksin hallinnon tarpeisiin.

Tilahankkeen tavoitteena on turvata hallinnolle ja luottamushenkilöille toiminnan vaatimat työtilat. Hallinnon työtilojen tulee tukea nykyaikaisia hybridityön käytäntöjä, mahdollistaa tehokkaan tilankäytön ja tarjoaa viihtyisän, saavutettavan ja toiminnallisen ympäristön noin 520 työntekijälle.

Hallinnon toimitilojen tulee myös mahdollistaa luottamushenkilöiden kokoustarpeet nykyisessä laajuudessa. Aluevaltuuston kokouksia järjestetään pääsääntöisesti alueen muissa toimipisteissä hyödyntäen yhteiskäyttöisiä tiloja alueella. 

Hallinnon tilojen strategiset periaatteet

Hallinnon tilojen tilahankinnan strategiset periaatteet ovat seuraavat.

1. Hallinnon tilaratkaisu vastaa konsernihallinnon, konsernipalveluiden, palvelualueiden johdon ja palvelualueiden asiantuntijatehtävien tilatarpeisiin sekä luottamustoimielinten kokoustilojen (pois lukien valtuuston kokoukset) tilatarpeisiin. Hallinnon tilaratkaisu ei sisällä palvelutuotannon toimisto- ja hallintotyön tiloja.

2. Ensisijaisena tavoitteena on yhdistää hallinnon toiminnot yhteen yhteiseen toimipisteeseen. Tilahaun perusteella voidaan kuitenkin päätyä säilyttämään osa tai molemmat nykyisistä hallinon toimitiloista ja siten jatkaa kahden toimipisteen toimintamallilla.

3. Hallinnon päätoimipiste sijaitsee Espoossa metroradan varrella. Tällä pyritään varmistamaan hallintohenkilöstön pito- ja vetovoima.

4. Tilahaun yhteydessä tarkastellaan poikkeusolojen johtokeskustoiminnan tilatarpeita.

5. Toimitilaratkaisun tulee tukea hybridityötä, mahdollistaa tehokas tilankäyttö ja tarjota viihtyisä, saavutettava ja toiminnallinen ympäristö noin 520 työntekijälle.

6. Henkilökunnalle järjestetään pysäköintipaikkoja mahdollisuuksien mukaan. Tiloissa tulee olla riittävä määrä erikokoisia kokous- ja vetäytymistiloja, joustavia työpisteitä sekä viihtyisiä yhteistiloja. Työympäristöä kehitetään joustavan, tehokkaan ja yhteisöllisen työskentelyn tukemiseksi.

7. Tilaratkaisulla tavoitellaan hallinnon tilakustannusten laskua tilatehokkuuden noston kautta.

Tilahaku

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen hallinnon toimitiloista tehtiin tarveselvitys ja markkinakatsaus keväällä 2025. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue toteuttaa uusien hallinnon toimistotilojen tilahankinnan syksyn 2025 aikana. Vuokrattava kohde voi olla uudiskohde tai olemassa oleva tila voidaan kehittää hallinnon toiminnoille sopivaksi monitilatoimistoksi.

Tilavaihtoehtoja arvioidaan toiminnallisesta, taloudellisesta sekä henkilökunnan ja luottamushenkilöiden saavutettavuuden näkökulmasta. Hallinnon toimitiloissa työskentelee noin 520 henkilöä.

Kokonaistaloudellinen tarkastelu

Hallinnon tilojen yhdistämisellä ja tilatehokkuuden noston avulla tavoitellaan tilakustannusten laskua.

Osana tilahakua selvitetään myös mahdollisuudet tehdä yhteistyötä Espoon kaupungin kanssa yhteiskäyttöisten kokoustilojen osalta, jotta tilakustannuksia saataisiin vähennettyä.

Toimivalta

Hallintosäännön 42 § kohdan 41 perusteella aluehallitus päättää merkittävistä toimitilojen hankesuunnitelmista. Hallinnolliset toimitilat tilahanke on aluehallituksessa 10.2.2025 § 36 päätetyn toimitilaohjelman mukainen merkittävä tilahanke.

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom

Verkställighet

Beslutshistoria