Välfärdsområdesstyrelsen
Pöytäkirja 19.06.2023/Pykälä 97

316/02.00.00/2022

Välfärdsområdesstyrelsen 19.06.2023 § 97

§ 97

Beslutsförslag Välfärdsområdesdirektör Svahn Sanna

Behandling 

Kvalitets- och säkerhetsdirektör Vuorinen redogjorde för beredningen av ärendet.

Ledamot Wickström anlände till sammanträdet under behandlingen av detta ärende kl. 13.03 (var frånvarande från sammanträdet efter sammanträdespausen från och med kl. 12.57).

Kvalitets- och säkerhetsdirektör Vuorinen avlägsnade sig från sammanträdet efter behandlingen av detta ärende kl. 13.07.

Beslut

Redogörelse 

Om ledningssystemet för den interna kontrollen och riskhanteringen

Lagen om välfärdsområden (611/2021), 22 §, stadgar om välfärdsområdesfullmäktiges uppgifter. Enligt paragrafen fattar välfärdsområdesfullmäktige beslut om grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen inom välfärdsområdet. Skrivningen upprepas i § 1 i förvaltningsstadagan under allmänna bestämmelser om välfärdsområdesfullmäktige.

Välfärdsområdesfullmäktige har vid sitt sammanträde den 25 oktober 2022, § 72, godkänt grunderna för intern kontroll och riskhantering i Västra Nylands välfärdsområde. Med intern kontroll avses alla sådana interna förfaranden och tillvägagångssätt som syftar till att säkerställa bland annat att målen uppnås, att verksamheten är ekonomisk, resultatrik och lagenlig, att den information som ledningen får är korrekt och att egendomen och resurserna tryggas. Den interna kontrollen anses omfatta tre (3) helheter, riskhantering, egenkontroll och internrevision, mellan vilka det råder ett ömsesidigt beroende och som bildar en central del av välfärdsområdets ledningssystem.

Av de andra organen ska välfärdsområdesstyrelsen enligt 43 § i lagen om välfärdsområden och utgående från grunderna som välfärdsområdesfullmäktige har godkänt sörja för välfärdsområdets interna kontroll och ordnandet av riskhanteringen. Skrivningen har inkluderats i § 41 i förvaltningsstadgan som gäller välfärdsområdesstyrelsens uppgifter. Välfärdsområdesstyrelsens uppgifter i den interna kontrollen preciseras i § 113 i förvaltningsstadgan på så sätt att välfärdsområdesstyrelsen svarar för ordnandet av den övergripande interna kontrollen och riskhanteringen, programmet för egenkontroll, beredskapen, tillsynen över god förvaltning och lagenlighet samt för övervakningen av genomförandet och resultaten av dem, och i den rollen bland annat godkänner anvisningar och metoder för den interna kontrollen och riskhanteringen.

Utöver de ovannämnda är beredskaps- och säkerhetsnämndens strategiska ansvarsområde den övergripande säkerheten i välfärdsområdet. Enligt § 62 i förvaltningsstadgan har nämnden i den här rollen som uppgift att följa upp och utvärdera bland annat riskhanteringen inom välfärdsområdet. Till övriga delar uppdelas organens ansvar det sätt som de separat har bestämts i välfärdsområdets förvaltningsstadga.

Som en fortsättning på den politiska organisationens strategiska roll och uppgifter sker det operativa genomförandet av riskhanteringen i tjänsteinnehavaraorganisationen under ledning av välfärdsområdesdirektören.

Enligt § 90 i förvaltningsstadgan gäller att välfärdsområdesdirektören är underställd välfärdsområdesstyrelsen och leder välfärdsområdets verksamhet och att välfärdsområdesdirektören sålunda svarar även för det praktiska genomförandet av riskhanteringen inom välfärdsområdet. I § 114 i förvaltningsstadgan preciseras att välfärdsområdesdirektören svarar för att den interna kontrollen organiseras och samordnas på ett sätt som tryggar en laglig och resultatrik verksamhet i välfärdsområdet. Dessutom genomför välfärdsområdesdirektören för sin del uppgifter inom intern kontroll, inklusive egenkontroll, beredskap, god förvaltning och lagenlighet, och svarar för anvisningarna om intern kontroll.

De ledande tjänsteinnehavarna, direktören för koncerntjänsterna, direktören för serviceproduktionen samt serviceområdesdirektörerna ska enligt § 92 i förvaltningsstadgan svara för den interna kontrollen och riskhanteringen inom den del av organisationen som de leder i enlighet med anvisningarna. Likaså enligt § 115 i förvaltningsstadgan svarar alla chefer och tjänsteinnehavare för den interna kontrollen inom sina serviceområden och rapporterar till sin chef. Närmare bestämmelser om tjänsteinnehavarnas och ansvarsområdenas uppgifter inom intern kontroll och riskhantering finns i verksamhetsföreskrifter som utfärdats av välfärdsområdesdirektören.

Om riskhanteringspolicyn

I Västra Nylands välfärdsområde är riskhanteringspolicyn till naturen ett strategiskt dokument, med hjälp av vilket välfärdsområdesstyrelsen genomför ovannämnda uppgifter angående organiseringen av intern kontroll och riskhantering som den tillskrivs i lagen om välfärdsområden och i förvaltningsstadgan. Samtidigt preciserar välfärdsområdesstyrelsen riskhanteringen på organisationsnivå i fråga om målen, principerna, styrningsmodellen, ansvaren, utvärderingen och utvecklingen i organisationens dagliga verksamhet utgående från de av välfärdsområdesfullmäktige fastställda grunderna. När dokumentet har godkänts ger välfärdsområdesdirektören operativ styrning för intern kontroll och riskhantering utgående från förvaltningsstadgan och verksamhetsföreskrifter, med stöd av riskhanteringspolitikens innehållsstyrning.

I dokumentet beskrivs de allmänna målen som ställts upp för riskhanteringsarbetet i organisationens dagliga verksamhet. Målen grundar sig på riktlinjerna i dokumentet om grunderna för intern kontroll och riskhantering som välfärdsområdesfullmäktige har godkänt. Målen är strategiska riktlinjer på så sätt att de gör det möjligt att rikta verksamheten årligen som en del av de vanliga processerna inom ekonomin och verksamheten.

I beslutet om principerna betonar välfärdsområdesstyrelsen den interna kontrollens och riskhanteringens roll som en central del av Västra Nylands välfärdsområdes lednings- och förvaltningssystem i enlighet med grunderna som välfärdsområdesfullmäktige fattat beslut om, bland annat på så sätt att organisationens riskhanteringsmodell grundar sig på ramen COSO ERM och på en process i enlighet med Finlands Standardiseringsförbunds ISO31000-standard. Likaså bildar riskhanteringsarbetet ett överordnat begrepp för organisationssäkerhet och beredskap. Beredskapen iakttas i enlighet med den nationella verksamhetsprincipen för övergripande säkerhet. Principen innebär att samhällets vitala funktioner tryggas i samarbete mellan myndigheter, näringsliv, organisationer och medborgare.

I det praktiska riskhanteringsarbetet utnyttjas riksomfattande riskbedömningar och hotmodeller som beskrivs i dem, som kompletteras med Nylands regionala riskbedömningar och lokala riskbedömningar inom den egna organisationen. I huvudklassificeringen av risker uppdelas riskerna i strategiska risker, operativa risker, ekonomiska risker och skaderisker.

I fråga om riskhanteringens ansvarsuppdelning föreslås den så kallade modellen med "tre försvarslinjer", där den första linjen består av ledande tjänsteinnehavare, chefer samt eventuella styrelser och verkställande direktörer för koncernbolag i sitt eget dagarbete med ansvar för intern kontroll och riskhantering. Den andra försvarslinjen och stödet till den första linjen består av olika slags förvaltnings- och stödtjänster, såsom kvalitets- och säkerhetstjänster, riskhanteringens experter och processägare samt juridiska tjänster. Den tredje försvarslinjen, internrevisionen och den externa kontrollen, är separat i förhållande till de övriga funktionerna och har som uppgift att producera oberoende information och bekräftelse för den översta ledningen.

När välfärdsområdesstyrelsen fattar beslut om utvärderingen och utvecklingen av arbetet förutsätter man att riskhanteringens nivå, strukturer och genomförandet av dess planer utvärderas och mäts regelbundet. Styrningsdokumenten ska svara mot den rådande risk- och säkerhetsmiljön. I övrigt grundar sig utvärderings- och utvecklingsarbetet på Västra Nylands välfärdsområdes vanliga verksamhetsprocesser som en del av revisionen och verksamhetsgranskningen, utvärderingsberättelseförfarandet, internrevisionen och den övriga kontrollverksamheten samt på de uppgifter som separat fastställts för organ och personer i tjänsteförhållande i förvaltningsstadgan och/eller andra styrningsdokument.

Bilagor

Tilläggsmaterial

För kännedom

Beslutshistoria