Välfärdsområdesstyrelsen
Pöytäkirja 19.06.2023/Pykälä 98

1947/02.08.00/2023

Välfärdsområdesstyrelsen 19.06.2023 § 98

§ 98

Beslutsförslag Välfärdsområdesdirektör Svahn Sanna

Behandling 

Förvaltningsöverläkare Puurunen var frånvarande från sammanträdet på grund av jäv under behandlingen av detta ärende kl. 13.07-13.40 (jävsgrund: 28 § 1 mom. 5 punkten i förvaltningslagen).

Projektdirektör Lundell redogjorde för beredningen av ärendet.

Ledamot Wickström avlägsnade sig från sammanträdet under behandlingen av detta ärende kl. 13.10.

Välfärdsområdesfullmäktiges tredje vice ordförande Guzenina var frånvarande från sammanträdet under behandlingen av detta ärende kl. 13.12-13.17.

Ledamot Vehmanen var frånvarande från sammanträdet under behandlingen av detta ärende kl. 13.19-13.33.

Juridiska direktören Yli-Koski avlägsnade sig från sammanträdet efter behandlingen av detta ärende kl. 13.40.

Beslut

Redogörelse 

Bakgrund

Det är nödvändigt att harmonisera klient- och patientdatasystemen (nedan KPDS) som är i produktion i välfärdsområdet. I utgångsläget överfördes till välfärdsområdet trettiosex olika klient- och patientdatasystem eller systemversioner. En del av systemen har kunnat konsolideras när välfärdsområdets verksamhet inletts och i nuläget återstår elva separata system. Situationen är dock fortfarande verksamhetsmässigt och ekonomiskt otillfredsställande. Genom att harmonisera systemhelheten kan man främja klienternas tillgängliga användning av tjänster i hela området, göra det möjligt att förenhetliga serviceproduktionens processer, förbättra förutsättningarna för ledning samt gallra överlappande it-kostnader.

Vid välfärdsområdesstyrelsens sammanträde den 11 april 2023 presenterades behovet av att harmonisera KPDS-helheten och hur man kan framskrida i beslutsfattandet. Det finns två huvudsakliga alternativ:

1) att systemet som tillhandahålls av Oy Apotti Ab, som har en ställning som anknuten enhet till välfärdsområdet, utvidgas till hela området och

2) att en enhetlig systemhelhet upphandlas genom konkurrensutsättning. 

Dessutom ska man beakta möjligheten till andra upphandlingar hos anknutna enheter via nya delägarskap. Eftersom ett eventuellt inledande av en konkurrensutsättningsprocess utesluter upphandlingar hos anknutna enheter, ska välfärdsområdet först fatta beslut om det strävar efter att utvidga användningen av Apotti.

Utredningar

I enlighet med vad som presenterats för välfärdsområdesstyrelsen den 11 april 2023 har välfärdsområdet genomfört en utredning om de starka sidorna och riskerna med KPDS-alternativ. Som grund till utredningen ligger en omfattande marknadsundersökning som baserar sig på en öppen anmälan. Oy Apotti Ab, TietoEvry Oy, CGI Oy, Mediconsult Oy och Esko Systems Oy anmälde sig till och deltog i kartläggningen. Utöver marknadsundersökningen har välfärdsområdet utrett en eventuell utvidgning av användningen av Apotti med tanke på ett aktieägarskap i bolaget och upphandlingsjuridik. I marknadsundersökningen och sammanställningen av utredningarna har välfärdsområdet stötts av ett team från Deloitte Consulting Oy med Janne Gerdt som projektledare.

Välfärdsområdet har genomfört en enkät som kompletterar utredningen till hela personalen.

Målet med den finsk- och svenskspråkiga enkäten var att kartlägga användarerfarenheter av klient- och patientdatasystem och bedöma användbarheten av de system som för närvarande används. I enkäten ville man dessutom höra de svarandes synpunkter på egenskaperna hos klient- och patientdatasystem i framtidens välfärdsområde.

Utredningsarbetet har haft en styrgrupp och en projektgrupp. Styrgruppen har haft representanter för systemanvändarna, ledningen för serviceproduktionen och dataadministrationen. Projektgruppen har haft en omfattande representation från de olika serviceområdena, utvecklingsuppgifter och dataadministrationen.

Utredningens resultat behandlades vid framtids- och utvecklingsnämndens sammanträde den 8 juni 2023 och i en gemensam aftonskola för välfärdsområdesstyrelsen och välfärdsområdesfullmäktiges förhandlingskommitté den 12 juni 2023.

Huvudsakliga observationer i utredningarna

En utvidgning av användningen av Apotti till ett huvudsystem för välfärdsområdet stöds av att Apotti är det funktionellt mest omfattande alternativet som också innehåller omfattande egenskaper inom ledning genom information. Systemupphandlingen omfattar utöver kärnsystemet Epic också flera andra kompletterande lösningar. Apotti erbjuder möjlighet till enhetliga e-tjänster för invånarna både inom basservicen och inom den specialiserade sjukvården med hjälp av Maisa-portalen. Apotti en färdig, integrerad systemhelhet och ett system som utvecklas via internationellt samarbete.

En utmaning med Apotti är mycket höga kostnader i förhållande till helhetslösningar som finns att få på marknaden. Utifrån välfärdsområdets kostnadsberäkning, med beaktande av bland annat systemets omfattning och andra ekonomiska fördelar är kostnaden för det minst dubbel jämfört med den allmänna prisnivån på marknaden. Apottis dåliga användbarhet som upplevts av en del användargrupper och det svaga ryktet är risker med tanke på både arbetets produktivitet och arbetsgivarens förmåga att locka arbetskraft och få den att stanna. Apotti omfattar extra funktioner i förhållande till välfärdsområdets behov. Apotti har inget svenskspråkigt användargränssnitt för yrkesutbildade personer eller färdigheter till stödtjänster på svenska. I lösningen för e-tjänster fattas vissa funktioner som det enligt beräkningar kan ta en lång tid att utveckla.

Utifrån utredningen kan man konstatera att det genom konkurrensutsättning kan fås en klart billigare helhetslösning med jämförbara funktioner än vad Apotti-lösningen är. Marknadens syn på kostnadsnivån för en helhetslösning är relativt enhällig. På marknaden finns det att få flera helhetslösningsalternativ som har utvecklats under de senaste åren i den riktning som välfärdsområdena krävt. På marknaden finns det också att få system där användargränssnitten och stödtjänsterna också kan fås på svenska. En upphandling på marknaden möjliggör också en konkurrensutsättning enligt delområden av system som funktionellt passar bäst ihop med välfärdsområdets mål. Arkitekturen möjliggör en flexibel upphandling av funktioner och styrning av utvecklingen.

I alternativet där man genomför en konkurrensutsättning är den slutliga lösningen allt som allt förknippad med mer osäkerhet. I ekonomiskt avseende går man miste om interna stordriftsfördelar i Nyland. Risken är att leverantörerna saknar erfarenhet av lika stora genomföranden för ett välfärdsområde. I en eventuell helhetslösning som upphandlas genom konkurrensutsättning uppstår en stark bundenhet till leverantören. En distribuerad arkitektur minskar leverantörsspecifika risker, men medför osäkerhet särskilt i fråga om genomförandetidtabellen. Interoperabiliteten mellan olika system är också osäkrare. Det är mer arbetskrävande att samordna och styra utvecklingsplanerna för separata system.

Upphandlingsjuridiska risker identifierades i alla alternativ.

De nästa stegen

Utifrån utredningen är det uppenbart att Apotti trots projektets ursprungliga syfte inte är en självklar lösning för ett enhetligt datasystem i välfärdsområdet. På marknaden kan de funktioner som välfärdsområdet behöver fås avsevärt kostnadseffektivare och enligt samma tidtabell eller snabbare. Apottis starka sidor i ledning genom information eller fördelar som ett enhetligt datasystem för området har åtminstone ännu inte realiserats betydligt.

Å andra sidan ska man beakta att det i alternativet där man genomför en konkurrensutsättning finns mer osäkerhet när det gäller slutresultatet. I alternativet där man genomför en konkurrensutsättning är arkitekturvalen och konkurrensutsättningens övriga riktlinjer som styr lösningen betydelsefulla. Även om den information som samlats i utredningen annars i huvudsak har upplevts vara tillräcklig, är det för beslutsfattandet ännu ändamålsenligt att gestalta de centrala genomförandeprinciperna för konkurrensutsättningsalternativet. Det är också ändamålsenligt att fortsätta den upphandlingsjuridiska utredningen och den totalekonomiska bedömningen.

Bilagor

Tilläggsmaterial

För kännedom

Beslutshistoria

Framtids- och utvecklingsnämnden 8.6.2023 § 24

§ 24

  Beredning och upplysningar (fornamn.efternamn@luvn.fi):

Beslutsförslag Direktören för koncerntjänsterna Syrjänen Markus

  Framtids- och utvecklingsnämnden beslutar

  1. anteckna lägesrapporten för kännedom och

2. anteckna nämndens remissdebatt om alternativen i utredningen om klient- och patientdatasystemlösningen för kännedom.

Behandling  Efter att föredragningslistan publicerats fick framtids- och utvecklingsnämnden den 7 juni 2023 bekanta sig med en skrivelse som upprättats av Oy Apotti Ab:s aktieägare Helsingfors stads, HUS-sammanslutningens och Vanda och Kervo välfärdsområdes ledning gällande Västra Nylands välfärdsområdes klient- och patientdatasystemlösning.

Under behandlingen av detta ärende togs en sammanträdespaus kl. 19.05-19.15.

Beslut

  Framtids- och utvecklingsnämnden godkände beslutsförslaget enhälligt.

Redogörelse 

Harmoniseringen av klient- och patientdatasystemen (KPDS) som är i produktion i välfärdsområdet ska fortsätta för att man ska åstadkomma enhetligare processer och kostnadseffektivitet inom serviceproduktionen och möjliggöra ledning genom information. I utgångsläget hade kommunerna 36 patientdatasystem som har kunnat konsolideras när välfärdsområdets verksamhet inletts. Nu återstår 11 KPDS-system för vilkas del man ska bedöma hur harmoniseringen genomförs.

KPDS-utredningen omfattar en enkät till personalen och en marknadsundersökning som riktar sig till systemleverantörer. Marknadsdialogen har publicerats i Hilma och den har varit öppen för alla aktörer. Av leverantörerna deltog TietoEvry, CGI, Apotti, Mediconsult och Esko systems Oy. Enkäten besvarades också av Oracle Cerner, som emellertid inte deltog i mötena inom marknadsdialogen.

Marknadsdialogen genomfördes av Deloitte consulting Oy, vars KPDS-utredningsrapport delas ut till nämnden med föredragningslistan. Personalenkäten i anslutning till KPDS-utredningen genomfördes av välfärdsområdets egen personal, och också detta material delas ut till nämnden med föredragningslistan.

Presentationen av marknadsdialogen och personalenkätens resultat behandlades vid KPDS-styrgruppens möte den 31 maj 2023. Styrgruppen beslutade utifrån materialet be att ärendet behandlas av framtids- och utvecklingsnämnden.   

Framtids- och utvecklingsnämnden har fått en lägesrapport om klient- och patientdatasystem den 10 maj 2023 § 20. I lägesrapporten behandlades projektets framskridande och genomförandet av projektet. Projektets resultat utgörs av sammandraget av marknadsdialogen och KPDS-personalenkäten i välfärdsområdet, vilka presenteras nu. Styrgruppen för KPDS-utredningen beslutar om projektets fortsatta åtgärder. Välfärdsområdesstyrelsen beslutar om hur harmoniseringen ska fortsätta.  

Enligt 59 § 10 punkten i förvaltningsstadgan är framtids- och utvecklingsnämndens uppgift att följa och förutse utvecklingen inom välfärdsområdets serviceområden, riktlinjerna för förnyandet av tjänster och digitaliseringen på kort och lång sikt i andra delar av Finland och internationellt.

Bilagor

Tilläggsmaterial

För kännedom

Beslutshistoria