Välfärdsområdesfullmäktige
Pöytäkirja 25.02.2025/Pykälä 9

4205/00.02.00/2024

Välfärdsområdesfullmäktige 25.02.2025 § 9

§ 9

Beslutsförslag  

Behandling 

Beslut

Redogörelse 

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom

Verkställighet

Beslutshistoria

Välfärdsområdesstyrelsen 03.02.2025 § 15

§ 15

Beslutsförslag Välfärdsområdesdirektör Svahn Sanna

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar ge följande svar på fullmäktigemotionen:

Svar på fullmäktigemotionen

I fullmäktigemotionen föreslås att Västra Nylands välfärdsområde tar initiativ till att man i det gemensamma grundavtalet för HUS lägger till möjligheten för ägarnas styrelser att göra en begäran om skriftlig utredning i aktuella ärenden och att HUS tjänstemannarepresentant formellt ska bjudas in till välfärdsområdesstyrelsens sammanträde i samband med behandlingen av delårsrapporten.

Bakgrund

Välfärdsområdena i Nyland, Helsingfors stad och HUS-sammanslutningen samarbetar på olika organisationsnivåer, både tillsammans på Nylands nivå och bilateralt mellan HUS-sammanslutningen och ett enskilt välfärdsområde eller Helsingfors stad. Vid behov kan samarbete föras mellan HUS-sammanslutningen och två eller flera medlemmar. Syftet med samarbetsgrupperna är att öka koordineringen, samarbetet och interaktionen mellan parterna. De viktigaste samarbetsforumen är ledningens samarbetsmöte, segmenten på taktisk nivå och uppföljningsgruppen. Alla gruppers aktiviteter följs upp och utvärderas, och verksamheten utvecklas i enlighet med detta. 

HUS-sammanslutningen bedriver också bilateralt samarbete med sina medlemmar. Vid de bilaterala mötena behandlas den funktionella och ekonomiska helhetsbilden av de tjänster som medlemmen använder inom HUS-sammanslutningen, frågor i anslutning till utveckling av tjänsteintegrationen och samarbetet, eventuella avvikelser i verksamheten och därav följande åtgärder samt andra frågor som är av betydelse för det bilaterala samarbetet. HUS-sammanslutningen och medlemmarna kan också komma överens om annat samarbete. (HUS-sammanslutningens förvaltningsstadga, 5 §). Det bilaterala samarbetet mellan Västra Nylands välfärdsområde och HUS-sammanslutningen är intensivt särskilt via HUS-sammanslutningens kundrelationsenhet och man strävar efter att utveckla samarbetet kontinuerligt.

I fullmäktigemotionen föreslås att grundavtalet utökas med en punkt som ger styrelsen möjlighet att begära en skriftlig utredning av sammanslutningen om aktuella ärenden. Grundavtalet kan ändras om minst tre medlemmar i HUS-sammanslutningen understöder ändringen och deras invånarantal är över hälften av det sammanlagda invånarantalet för alla medlemmar i HUS-sammanslutningen (Grundavtalet för HUS-sammanslutningen, 32 §). HUS-sammanslutningens aktuella ärenden bör behandlas med ägarna regelbundet för hela Nyland på strategisk nivå vid ledningens samarbetsmöte, i segmentgrupper på taktisk nivå och i grupper på operativ nivå. Aktuella ärenden behandlas därtill bilateralt mellan HUS-sammanslutningen och ägarna. I HUS-sammanslutningens förvaltningsstadga bestäms att samarbetsmötet för ledningen ska behandla centrala ärenden i anslutning till planeringen av HUS-sammanslutningens ekonomi och verksamhet och ordnandet av tjänster samt andra ärenden som är viktiga för verksamheten, innan de presenteras för sammanslutningens styrelse. Föredragningslistorna och protokollen för HUS-sammanslutningens stämma, styrelse och nämnder är offentliga dokument, och de ger information om HUS-sammanslutningens aktuella ärenden och beslut. 

Välfärdsområdesstyrelsen kan om den så önskar lämna en begäran om utredning till HUS-sammanslutningen i enlighet med förvaltningslagen. HUS-sammanslutningen omfattas av en myndighets utredningsskyldighet i enlighet med förvaltningslagen. En myndighet ska se till att ett ärende utreds tillräckligt och på behörigt sätt. Myndigheten ska i detta syfte skaffa den information och den utredning som behövs för att ärendet ska kunna avgöras. En part ska lägga fram utredning om grunderna för sina yrkanden. I en begäran om utlåtande eller annan utredning ska det specificeras beträffande vilka särskilda omständigheter utredning ska läggas fram. I grundavtalet för HUS-sammanslutningen fastställs att metoder för ägarstyrning är bland annat att ge anvisningar till personer som representerar medlemmarna vid sammanslutningens stämma, gemensam beredning och utlåtandeförfarande. 

Sammanfattning

I motionen föreslås att Västra Nylands välfärdsområde tar initiativ till att skapa en möjlighet för styrelserna i ägarna av HUS-sammanslutningen att göra en begäran om skriftlig utredning i aktuella ärenden.  Välfärdsområdesstyrelsen kan begära utredningar av HUS-sammanslutningen om ärenden som den behöver ytterligare information om. Enligt lagstiftningen är HUS-sammanslutningen som myndighet skyldig att svara på skrivelser som skickats till den, att lämna en begäran om utredning förutsätter inga ändringar i grundavtalet. Vanligen förutsätter typen av ärende som är föremål för begäran att svaret ges så snabbt som möjligt och förfarandet bör därför präglas av förvaltningsmässig enkelhet. Alternativen är då att begära utredningen direkt av HUS-sammanslutningens tjänsteinnehavare som har ansvar för ärendet i fråga, eller om tidsplanerna tillåter, att bjuda i nämnda tjänsteinnehavare till välfärdsområdesstyrelsens sammanträde för att ge en muntlig utredning i saken. Behovet av tilläggsuppgifter kan även framföras till Västra Nylands välfärdsområdes förvaltning, som sköter om utredningen av frågan och kommunikationen med den som frågar. Målet är dock att bygga upp samarbetet mellan HUS-sammanslutningen och ägarna på så sätt att begäran om utlåtande inte blir en tätt återkommande och förvaltningsmässigt tung process.

I motionen önskar man även att HUS-sammanslutningens tjänstemannarepresentant formellt bjuds in till välfärdsområdesstyrelsens sammanträde i samband med behandlingen av delårsrapporten för att ge en översikt över HUS verksamhet och på det här sättet garantera att HUS representant besöker styrelsen åtminstone några gånger om året. HUS-sammanslutningen bedriver ett bilateralt samarbete med sina medlemmar och de kan vid behov även komma överens om annat samarbete, varför representanter för HUS-sammanslutningens ledning kan bjudas in till välfärdsområdesstyrelsens sammanträden, om det anses nödvändigt för behandlingen av ärenden. I dylika fall lönar det sig att komma överens om saken i god tid för säkra att tidsplanerna går ihop.

Dessutom beslutar välfärdsområdesstyrelsen föreslå välfärdsområdesfullmäktige att välfärdsområdesfullmäktige beslutar

1. anteckna välfärdsområdesstyrelsens svar på fullmäktigemotionen för kännedom, och

2. konstatera att fullmäktigemotionen är slutbehandlad.

Behandling 

Under behandlingen ändrade föredraganden sitt beslutsförslag enligt följande (delarna som lagts till med fet stil):

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar ge följande svar på fullmäktigemotionen:

Svar på fullmäktigemotionen

I fullmäktigemotionen föreslås att Västra Nylands välfärdsområde tar initiativ till att man i det gemensamma grundavtalet för HUS lägger till möjligheten för ägarnas styrelser att göra en begäran om skriftlig utredning i aktuella ärenden och att HUS tjänstemannarepresentant formellt ska bjudas in till välfärdsområdesstyrelsens sammanträde i samband med behandlingen av delårsrapporten.

Bakgrund

Nylands välfärdsområden, Helsingfors stad och HUS-sammanslutningen samarbetar på olika organisationsnivåer, både tillsammans på Nylands-nivå och bilateralt mellan HUS-sammanslutningen och ett enskilt välfärdsområde eller Helsingfors stad. Vid behov kan samarbete föras mellan HUS-sammanslutningen och två eller flera medlemmar. Syftet med samarbetsgrupperna är att öka koordineringen, samarbetet och interaktionen mellan parterna. De viktigaste samarbetsforumen är ledningens samarbetsmöte, segmenten på taktisk nivå och uppföljningsgruppen. Alla gruppers aktiviteter följs upp och utvärderas, och verksamheten utvecklas i enlighet med detta. 

HUS-sammanslutningen bedriver också bilateralt samarbete med sina medlemmar. Vid de bilaterala mötena behandlas den funktionella och ekonomiska helhetsbilden av de tjänster som medlemmen använder inom HUS-sammanslutningen, frågor i anslutning till utveckling av tjänsteintegrationen och samarbetet, eventuella avvikelser i verksamheten och därav följande åtgärder samt andra frågor som är av betydelse för det bilaterala samarbetet. HUS-sammanslutningen och medlemmarna kan också komma överens om annat samarbete. (HUS-sammanslutningens förvaltningsstadga, 5 §). Det bilaterala samarbetet mellan Västra Nylands välfärdsområde och HUS-sammanslutningen är intensivt särskilt via HUS-sammanslutningens kundrelationsenhet och man strävar efter att utveckla samarbetet kontinuerligt.

I fullmäktigemotionen föreslås att grundavtalet utökas med en punkt som ger styrelsen möjlighet att begära en skriftlig utredning av sammanslutningen om aktuella ärenden. Grundavtalet kan ändras om minst tre medlemmar i HUS-sammanslutningen understöder ändringen och deras invånarantal är över hälften av det sammanlagda invånarantalet för alla medlemmar i HUS-sammanslutningen (Grundavtalet för HUS-sammanslutningen, 32 §). HUS-sammanslutningens aktuella ärenden bör behandlas med ägarna regelbundet för hela Nyland på strategisk nivå vid ledningens samarbetsmöte, i segmentgrupper på taktisk nivå och i grupper på operativ nivå. Aktuella ärenden behandlas därtill bilateralt mellan HUS-sammanslutningen och ägarna. Under den gångna fullmäktigeperioden har välfärdsområdesstyrelsen flera gånger bjudit in representanter för HUS för att delta i sammanträdet i olika aktuella ärenden. I förvaltningsstadgan för HUS-sammanslutningen har man kommit överens om att samarbetsmötet för ledningen ska behandla HUS-sammanslutningens centrala beslut om planering av ekonomi och verksamhet samt ordnande av tjänster, och andra ärenden som är av betydelse för verksamheten, innan de presenteras för sammanslutningens styrelse. Föredragningslistorna och protokollen för HUS-sammanslutningens stämma, styrelse och nämnder är offentliga dokument, och de ger information om HUS-sammanslutningens aktuella ärenden och beslut. 

Välfärdsområdesstyrelsen kan om den så önskar lämna en begäran om utredning till HUS-sammanslutningen i enlighet med förvaltningslagen. HUS-sammanslutningen omfattas av en myndighets utredningsskyldighet i enlighet med förvaltningslagen. En myndighet ska se till att ett ärende utreds tillräckligt och på behörigt sätt. Myndigheten ska i detta syfte skaffa den information och den utredning som behövs för att ärendet ska kunna avgöras. En part ska lägga fram utredning om grunderna för sina yrkanden. I en begäran om utlåtande eller annan utredning ska det specificeras beträffande vilka särskilda omständigheter utredning ska läggas fram. I grundavtalet för HUS-sammanslutningen fastställs att metoder för ägarstyrning är bland annat att ge anvisningar till personer som representerar medlemmarna vid sammanslutningens stämma, gemensam beredning och utlåtandeförfarande. Under våren förs en diskussion om hur ägarstyrningen av HUS-sammanslutningen kan förbättras i samarbete mellan välfärdsområdena i Nyland och Helsingfors stad.

Sammandrag

I motionen föreslås att Västra Nylands välfärdsområde tar initiativ till att skapa en möjlighet för styrelserna i ägarna av HUS-sammanslutningen att göra en begäran om skriftlig utredning i aktuella ärenden.  Välfärdsområdesstyrelsen kan begära utredningar av HUS-sammanslutningen om ärenden som den behöver ytterligare information om. Enligt lagstiftningen är HUS-sammanslutningen som myndighet skyldig att svara på skrivelser som skickats till den, att lämna en begäran om utredning förutsätter inga ändringar i grundavtalet. Vanligen förutsätter typen av ärende som är föremål för begäran att svaret ges så snabbt som möjligt och förfarandet bör därför präglas av förvaltningsmässig enkelhet. Alternativen är då att begära utredningen direkt av HUS-sammanslutningens tjänsteinnehavare som har ansvar för ärendet i fråga, eller om tidsplanerna tillåter, att bjuda i nämnda tjänsteinnehavare till välfärdsområdesstyrelsens sammanträde för att ge en muntlig utredning i saken. Behovet av tilläggsuppgifter kan även framföras till Västra Nylands välfärdsområdes förvaltning, som sköter om utredningen av frågan och kommunikationen med den som frågar. Målet är dock att bygga upp samarbetet mellan HUS-sammanslutningen och ägarna på så sätt att begäran om utlåtande inte blir en tätt återkommande och förvaltningsmässigt tung process.

I motionen önskar man även att HUS-sammanslutningens tjänstemannarepresentant formellt bjuds in till välfärdsområdesstyrelsens sammanträde i samband med behandlingen av delårsrapporten för att ge en översikt över HUS verksamhet och på det här sättet garantera att HUS representant besöker styrelsen åtminstone några gånger om året. HUS-sammanslutningen bedriver ett bilateralt samarbete med sina medlemmar och de kan vid behov även komma överens om annat samarbete, varför representanter för HUS-sammanslutningens ledning kan bjudas in till välfärdsområdesstyrelsens sammanträden, om det anses nödvändigt för behandlingen av ärenden. I dylika fall lönar det sig att komma överens om saken i god tid för säkra att tidsplanerna går ihop.

Dessutom beslutar välfärdsområdesstyrelsen föreslå välfärdsområdesfullmäktige att välfärdsområdesfullmäktige beslutar

1. Anteckna välfärdsområdesstyrelsens svar på fullmäktigemotionen för kännedom och

2. konstatera att fullmäktigemotionen är slutbehandlad.

Beslut

Välfärdsområdesstyrelsen godkände föredragandens ändrade beslutsförslag enhälligt.

Redogörelse 

Braskén, Backman, Wickström och 13 andra ledamöter har vid välfärdsområdesfullmäktiges sammanträde den 1 oktober 2024, § 56, lämnat in motionen Stärk välfärdsområdets styrning av HUS-sammanslutningen.

I fullmäktigemotionen föreslås att Västra Nylands välfärdsområde tar initiativ till att man i det gemensamma grundavtalet för HUS lägger till möjligheten för ägarnas styrelser att göra en begäran om skriftlig utredning i aktuella ärenden och att HUS tjänstemannarepresentant formellt ska bjudas in till välfärdsområdesstyrelsens sammanträde i samband med behandlingen av delårsrapporten. 

Enligt 26 § i förvaltningsstadgan har fullmäktigeledamöterna rätt att lämna in motioner i frågor som hänför sig till välfärdsområdets verksamhet. På en motion som inte påverkar budgeten och som undertecknats av minst 15 fullmäktigeledamöter ska välfärdsområdesstyrelsen så fort som möjligt men senast ett halvt år efter att motionen lämnats in förelägga ett svar för behandling i välfärdsområdesfullmäktige.

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom

Verkställighet

Beslutshistoria