Tulevaisuus- ja kehittämislautakunta
Pöytäkirja 03.10.2023/Pykälä 43

1947/02.08.00/2023

Tulevaisuus- ja kehittämislautakunta 03.10.2023 § 43

§ 43

Päätösehdotus Konsernipalvelujen johtaja Syrjänen Markus

Käsittely 

Päätös

Selostus 

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottaminen perustuu tällä hetkellä sille luovuttavilta organisaatioilta siirtyneisiin asiakas- ja potilastietojärjestelmiin. Vaikka näiden määrää on onnistuneesti vähennetty käynnistysvaiheen aikana, on hyvinvointialueella edelleen 11 erillistä järjestelmää, joilla on päällekkäisiä tehtäviä. Hajanainen kokonaisuus ei mahdollista yhtenäisiä toimintamalleja ja on sekä ylläpidon että kehittämisen kannalta kustannustehoton ratkaisu.

Tarve yhtenäistää ja selkeyttää järjestelmäkokonaisuutta todettiin heti toiminnan alkuvaiheessa. Aluehallituksen kokouksessa 11.4.2023 esiteltiin aptj-kokonaisuuden harmonisoinnin tarvetta ja päätöksenteossa etenemisessä. Eri etenemisvaihtoehtojen tunnistamiseksi hyvinvointialue käynnisti selvityshankkeen aptj-vaihtoehtojen vahvuuksista ja riskeistä. Selvityksen tuloksia käsiteltiin tulevaisuus- ja kehittämislautakunnan kokouksissa 8.6.2023 ja 7.9.2023, aluehallituksen ja aluevaltuuston neuvottelutoimikunnan yhteisissä päiväkouluissa 12.6.2023 ja 21.8.2023, henkilöstötoimikunnan kokouksissa 21.6.2023 ja 16.8.2023 sekä aluehallituksen kokouksessa 28.8.2023.

Aluehallitus päätti kokouksessaan 19.6.2023 § 98 kehottaa viranhaltijoita valmistelemaan esityksen päätöksestä asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisun yhtenäistämiseksi, valmistelemaan päätöksenteon tueksi luonnoksen asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisun mahdollisen kilpailutuksen periaatteista sekä pyytää tulevaisuus- ja kehittämislautakunnalta lausunnon esityksestä ennen aluehallituksen asianomaista käsittelyä.

Selvitysten perusteella valmisteltu viranhaltijaesitys lausuttiin tulevaisuus- ja kehittämislautakunnan kokouksessa 7.9.2023 § 37 ja käsiteltiin aluehallituksen kokouksessa 11.9.2023 § 129. Aluehallitus päätti, että asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisun yhtenäistämisessä edetään kilpailuttamalla järjestelmäratkaisut.

Samalla aluehallitus kehotti valmistelemaan aluehallituksen käsiteltäväksi asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden hankinnan strategiset periaatteet. Hallintosäännön 41 § kohdan 15 mukaan aluehallituksen tehtävänä on päättää palvelujen järjestämisen ja toteutuksen strategisista hankinnan periaatteista hyvinvointialuestrategian mukaisesti.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden hankinnan ehdotettuja strategisia periaatteita on valmisteltu selvitystyön osana, huomioiden eri sidosryhmien kuulemisissa esiin nostamia näkökulmia.

Periaatteiden esittelyt

1. Järjestelmien uudistaminen hankintojen kautta mahdollistaa kokonaisuuden jakamisen ja vaiheistamisen tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Vaiheistuksella voidaan myös vähentää toteutuksen riskejä. Toisaalta hankintakokonaisuuksien tulee olla kokonaistaloudellisuuden kannalta riittävän suuret ja markkinoiden kannalta houkuttelevat. Tarkemmat hankintakokonaisuudet ja niissä käytettävät hankintamenettelyt tarkentuvat arkkitehtuurisuunnittelun ja markkinavuoropuhelun myötä.

2. Selvitysvaiheessa ja nyt valittua etenemismallia valmistellessa kuultiin henkilöstön näkökulmia ja henkilöstöosallistujia oli mukana valmistelussa. Tätä osallistamista jatketaan myös hankintoja toteutettaessa.

3. Hyvinvointialueen monikielisyys tulee huomioida järjestelmähankinnoissa. Asukkaille näkyvät toiminteet tulee toteuttaa suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Monikielisyyttä arvostetaan myös ammattilaisten käyttämissä työkaluissa, ja niitä selvitetään hankinnan yhteydessä.

4. Hankinnoissa ja niihin liittyvissä käyttöönotoissa arvioidaan riskit ja vaikutukset potilasturvallisuuteen, tietoturvaan ja tietosuojaan.

5. Hyvinvointialueen on turvattava kriittiset palvelut myös poikkeustilanteessa. Valittavissa ratkaisuissa on huomioitava häiriötön toimintakyky ja valmiuskysymykset.

6. Modernissa kokonaisuudessa tieto liikkuu sujuvasti ja standardinmukaisesti niin hyvinvointialueen sisällä kuin sen yhteistyökumppaneiden välillä. Erityisen tärkeää on huolehtia erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon tiedonsiirrosta. Myös kansallisia palveluita kehitetään aktiivisesti ja hyvinvointialueen tulee tukea kansallisia arkkitehtuureja ja palveluita.

7. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistäminen on ajankohtaista usealla eri hyvinvointialueella. Osa alueista on jo toteuttanut hankintoja, mutta useita hankkeita on vielä valmisteilla. Yhteistyö niin yhteistyöalueen puitteissa kuin kansallisestikin voi tuoda kustannustehokkuutta. Nämä yhteistyömahdollisuudet tulee kartoittaa huolella.

Aluehallituksen hyväksyttäviksi 9.10.2023 ehdotettavat asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden hankinnan strategiset periaatteet
 
1. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien uudistaminen on vaiheittain toteutettava kokonaisuus, joka sisältää pääjärjestelmien lisäksi täydentävistä osa-alueita kuten esimerkiksi digitaalisen asioinnin ratkaisuja. Toteutettavat hankinnat muodostetaan kyvykkyyksien, kustannustehokkuuden, ja riskinhallinnan kannalta parhaissa laajuuksissa. 

2. Hankintojen valmistelussa ja toteutuksessa kuullaan hyvinvointialueen henkilöstöä, ja niissä kiinnitetään erityistä huomiota työn sujuvuuteen ja käytettävyyteen. 

3. Asukkaille näkyvät käyttöliittymät ja digitaaliset palvelut on tuotettava vähintään suomen, ruotsin ja englannin kielellä.

4. Kiinnitämme erityistä huomiota asiakas- ja potilasturvallisuuteen, tietoturvallisuuteen ja tietojen eheyteen.

5. Hankinnoissa otetaan huomioon järjestelmien toimivuus ja häiriöttömyys poikkeusoloissa.

6. Kokonaisuutta kehitettäessä pyrimme moderneihin ja standardinmukaisiin rajapintoihin, sujuvaan tiedonvaihtoon erikoissairaanhoidon kanssa, yhteensopivuuteen kansallisten järjestelmien kanssa sekä toimiviin käyttö- ja tukipalveluihin.

7. Pyrimme yhteistyöhön muiden hyvinvointialueiden kanssa.

Hallintosäännön 59 § 10 kohdan mukaan tulevaisuus- ja kehittämislautakunnan tehtävänä on seurata ja ennakoida hyvinvointialueen palvelualueiden kehitystä, palvelujen uudistamisen linjauksia, ja digitalisaatiota lyhyellä ja pitkällä aikavälillä muualla Suomessa ja kansainvälisesti.

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi

Päätöshistoria

Aluehallitus 11.09.2023 § 129

§ 129

Päätösehdotus Hyvinvointialuejohtaja Svahn Sanna

Aluehallitus päättää

1. että asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisun yhtenäistämisessä edetään kilpailuttamalla järjestelmäratkaisu ja

2. kehottaa valmistelemaan aluehallituksen käsiteltäväksi asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden hankinnan strategiset periaatteet.

Käsittely 

Projektijohtaja Lundell, johtava erityisasiantuntija Vehmas ja asiantuntija Gerdt (Deloitte Consulting Oy) olivat saapuneena kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan klo 11.52-12.44.

Vt. tukipalvelujohtaja Ojaniemi oli poissa kokouksesta tämän asian käsittelyn aikana klo 12.16-12.19.

Tämän asian käsittelyn jälkeen pidettiin kokoustauko klo 12.44-12.53.

Päätös

Aluehallitus hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Selostus 

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle siirtyi luovuttavilta organisaatioilta 36 eri asiakas- ja potilastietojärjestelmää (aptj) tai -järjestelmäversiota. Osa järjestelmistä on kyetty konsolidoimaan hyvinvointialueen käynnistämisen yhteydessä, ja tällä hetkellä jäljellä on 11 erillistä järjestelmää. Tilanne on kuitenkin edelleen kokonaisuutena toiminnallisesti ja taloudellisesti epätyydyttävä, ja hyvinvointialueen apt-järjestelmien yhtenäistäminen on välttämätöntä.

Laadukas, käytettävä ja kustannustehokas apt-järjestelmien kokonaisuus on hyvinvointialueen strategian tavoitteiden mukainen keino edistää palvelujen yhdenvertaisuutta ja sujuvoittaa sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten arkea. Lisäksi se luo tehokkaan tiedolla johtamisen edellytykset ja auttaa karsimaan päällekkäisiä tietojärjestelmäkustannuksia.

Aluehallitus päätti kokouksessaan 19.6.2023 § 98 kehottaa viranhaltijoita valmistelemaan esityksen päätöksestä asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisun yhtenäistämiseksi, valmistelemaan päätöksenteon tueksi luonnoksen asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisun mahdollisen kilpailutuksen periaatteista sekä pyytää tulevaisuus- ja kehittämislautakunnalta lausunnon esityksestä ennen aluehallituksen asianomaista käsittelyä.

Tulevaisuus- ja kehittämislautakunta käsittelee lausunnon antamista asiassa kokouksessaan 7.9.2023. Lausunto tuodaan aluehallituksen käsiteltäväksi viimeistään kokouksen 11.9.2023 yhteydessä.

Koska mahdollinen kilpailutusprosessin käynnistäminen poissulkee sidosyksikköhankinnat, on selvitystyön tulosten perusteella tunnistettu kaksi etenemisvaihtoehtoa:

1. nykyisin hyvinvointialueen sidosyksikköasemassa olevan Oy Apotti Ab:n järjestelmän tai uuden sidosyksikköhankinnan kautta käyttöön otettavan järjestelmän laajentaminen koko alueelle, tai

2. yhtenäisen järjestelmäkokonaisuuden hankkiminen kilpailutuksen kautta.

Selvitys apt-järjestelmien yhtenäistämisen eri vaihtoehtojen vahvuuksista ja riskeistä

Hyvinvointialue on toteuttanut aluehallitukselle 11.4.2023 esitetyn mukaisesti selvityksen apt-järjestelmien yhtenäistämisen eri vaihtoehtojen vahvuuksista ja riskeistä.

Selvityksen aineistona on hyödynnetty avoimeen ilmoitukseen perustuvaa ja kattavaa markkinakartoitusta, järjestelmävaihtoehtojen kustannusanalyysiä ja toiminnallista vertailua sekä laajaa kyselyä nykyisten järjestelmien käytettävyydestä koko hyvinvointialueen henkilöstölle. Lisäksi hyvinvointialue on selvittänyt Apotin mahdollisen käytön laajentamista yhtiön osakkuuden ja hankintajuridiikan näkökulmasta sekä Esko Systems Oy:n osakkaaksi hankkiutumista sidosyksikköaseman muodostumiseksi ja järjestelmäkokonaisuuteen sisältyvien kilpailutettujen järjestelmien laajentamista hyvinvointialueen laajuisesti.

Kooste selvityksen tuloksista liittyen vaihtoehtojen kokonaiskustannuksiin, käyttöönoton arvioituihin aikatauluihin, toiminnalliseen vertailuun, käytettävyysarvioihin ja arvioituihin henkilöstö- ja asiakasvaikutuksiin on liitteenä.

Vaihtoehto A1: Apotin laajentaminen hyvinvointialueella

Vaihtoehdossa A1 asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus yhtenäistetään laajentamalla Apotin käyttö koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle. Apotti tarjoaa kokonaisratkaisun, jonka hyvinvointialue ottaa käyttöön ilman kilpailutusmenettelyjä.

Vaihtoehdon mainittavina vahvuuksina voidaan selvityksen perusteella pitää seuraavia seikkoja: 1) hyvinvointialue on jo Oy Apotti Ab:n osakas, mikä nopeuttaisi käyttöönottoprojektin aloitusta, 2) hyvinvointialueen erikoissairaanhoidossa (HUS) on käytössä Apotti, jolloin järjestelmästä tulisi alueen yhteinen kokonaisratkaisu (vrt. muut vaihtoehdot), sekä 3) vaihtoehto käsittää laajan ja käytössä olevan kokonaisjärjestelmän, joka sisältää sähköisen asioinnin ratkaisun (Maisa).

Vaihtoehdon mainittavina uhkina voidaan selvityksen perusteella pitää seuraavia seikkoja: 1) Apotin arvioidut tuotantokustannukset ovat huomattavasti korkeammat kuin muissa vaihtoehdoissa, 2) Apotin käyttöönotto edellyttää hyvin laajaa henkilöstön koulutusta, 3) Apotti sai henkilöstön käytettävyysarvioinnissa ja kansallisissa käytettävyystutkimuksissa heikkoja tuloksia, ja 4) Apotin valinnan osalta hyvinvointialueen käytettävyyskyselyssä nousi esiin mahdollinen negatiivinen vaikutus työviihtyvyyteen ja työnantajamielikuvaan.

Vaihtoehto A2: Eskon hankinta hyvinvointialueelle

Vaihtoehdossa A2 asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus yhtenäistetään ottamalla Esko Systems Oy:n Esko-järjestelmä käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella. Tämä vaihtoehto edellyttäisi liittymistä yhtiön osakkaaksi. Osakkuus edellyttäisi nykyisten omistajien suostumusta ja molemminpuolista hyväksyntää liittymisen ehdoille.

Esko Systems tarjoaa järjestelmäkokonaisuuden, jonka hyvinvointialue voisi yhtiön osakkaana ottaa käyttöön ilman kilpailutusmenettelyjä. Esko Systems kilpailuttaa itse osan kokonaisuuteen sisältyvistä toiminnoista.

Vaihtoehdon mainittavina vahvuuksina voidaan selvityksen perusteella pitää seuraavia seikkoja: 1) erikoissairaanhoidossa Esko-järjestelmä on saanut kansallisissa käytettävyystutkimuksissa hyviä arvioita, ja 2) kustannusselvityksen perusteella vaihtoehdon arvioidut kokonaiskustannukset ovat samankaltaiset kuin kilpailutusvaihtoehdossa (B).

Vaihtoehdon mainittavina uhkina voidaan selvityksen perusteella pitää seuraavia seikkoja: 1) Esko Systems Oy:llä ei ole vielä tuotannossa perusterveydenhuollon järjestelmää, 2) Esko Systems Oy:n sosiaalihuollon ja suun terveydenhuollon järjestelmät eivät ole toimittajan omaa tuotantoa, vaan heidän toimestaan kilpailutettu, jolloin Esko Systemsillä ei ole kokonaisvastuuta näiden järjestelmien kehityksestä, 3) Eskon käyttöönotto edellyttää hyvin laajaa henkilöstön koulutusta sekä 4) vaihtoehto edellyttää sitoutumista muiden hyvinvointialueiden johtamaan hankinta- ja kehitysyhteistyöhön järjestelmän osalta. Saatujen materiaalien perusteella ei ole yksiselitteistä, voiko kilpailutettuja sopimuksia ja järjestelmäkokonaisuuksia laajentaa Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen isojen volyymitarpeiden vuoksi hyvinvointialueen tarpeita vastaavalle tasolle.

Vaihtoehto B: Kilpailutus

Vaihtoehdossa asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus yhtenäistetään kilpailutuksen kautta. Kilpailutus ei koske Länsi-Uudenmaan alueen erikoissairaanhoitoa, jonka järjestämisestä ja tuottamisesta vastaa HUS-yhtymä ja jossa Apotin käyttö jatkuu. Hyvinvointialueella käytössä olevien apt-järjestelmien määrä rajautuu hallittavammalle tasolle mahdollistaen tehokkaamman integroimisen.

Vaihtoehdon mainittavina vahvuuksina voidaan selvityksen perusteella pitää seuraavia seikkoja: 1) vaihtoehdon arvioidut kokonaiskustannukset ovat huomattavasti pienemmät kuin vaihtoehdossa A1 (Apotti), 2) henkilökunnan käytettävyysarvioissa osa markkinavaihtoehdoista menestyi hyvin, 3) mikäli kilpailutuksen lopputuloksena on jokin nykyisin laajasti käytössä oleva järjestelmä, tulee käyttöönotto helpottumaan.

Vaihtoehdon mainittavina uhkina voidaan selvityksen perusteella pitää seuraavia seikkoja: 1) kilpailutuksen toteutus on laaja ja aikaa vievä prosessi, ja yhtenäistäminen käynnistyy vasta kilpailutuksen valmistuttua, sekä 2) kilpailutuksen tuloksena hyvinvointialueella käyttöön otettaisiin eri järjestelmä kuin erikoissairaanhoidossa (HUS).

Kilpailutusvaihtoehto mahdollistaisi järjestelmäkokonaisuuden eri osien hankkimisen eri toimittajilta. Vastaavissa tilanteissa muilla hyvinvointialueilla on päädytty hankkimaan potilastietojärjestelmä ja asiakastietojärjestelmä eri kilpailutuksin.

  Yhteenveto

  Viivytyksetön eteneminen asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämisessä on kriittistä ja etenemisvaihtoehdon valinta on tärkeä ja kauaskantoinen päätös. Tulevalla asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisulla on merkittävä vaikutus hyvinvointialueen kykyyn vastata strategisiin haasteisiin.

  Esityksen mukaan hyvinvointialueen on tarkoituksenmukaista edetä asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämisessä kilpailuttamalla myöhemmin päätettävän arkkitehtuurin mukainen yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus. Tämä valinta poissulkee nykyisin hyvinvointialueen sidosyksikköasemassa olevan Oy Apotti Ab:n järjestelmän laajentamisen koko hyvinvointialueen toimintaan sekä muut mahdolliset sidosyksikköhankinnat.

  Esitys perustuu kokonaisarvioon, jossa on painotettu hyvinvointialueen strategian mukaisia tavoitteita. Kilpailutuksen kautta on riittävällä varmuudella saatavissa merkittävästi kokonaistaloudellisesti edullisempi, henkilöstön pito- ja vetovoimaa paremmin tukeva ja hyvinvointialueen toiminnan kehittämistavoitteita uskottavammin edistävä järjestelmäkokonaisuus. Ero suorissa järjestelmäkustannuksissa on merkittävä eikä järjestelmien välillä ole tunnistettavissa muita sellaisia välillisiä erottavia tekijöitä, kuten työn tehostumista tai tuottavuutta lisääviä tietoratkaisuja, jotka muuttaisivat kokonaistaloudellista arviota.

  Selvitystyössä ja johtopäätöksissä on painotettu henkilöstön näkemystä. Vaikka järjestelmillä on erilaisia vahvuuksia ja eri ammattiryhmien näkemykset poikkeavat toisistaan, on selvää, että henkilöstön yleisen näkemyksen mukaan kilpailutuksen kautta on saatavilla selvästi käytettävyydeltään parempi ja työpaikan vetovoimaa vahvistava järjestelmä.

  Eteneminen kilpailutukseen tarkoittaa sitä, että jatkossakin Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella olisi käytössä eri järjestelmät kuin HUS-yhtymässä. Vaikka tämän voi katsoa jossain määrin heikentävän tehokkaan integraation ja yhteisiä hoitopolkuja tukevien asiakasratkaisujen kehittämisen edellytyksiä, ei ratkaisulla katsota olevan näidenkään tavoitteiden kannalta ratkaisevaa merkitystä.

  Esityksen valmistelussa on pyritty huomioimaan myös Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen omaa toimintaa laajemmat tavoitteet ja vaikutukset. Kansallisesti, Etelä-Suomen yhteistoiminta-alueella tai Uudellamaalla ei ole yhtenäistä järjestelmäarkkitehtuuria ja siten Länsi-Uudellemaalle ei ole ollut tarjolla ilmeistä yhtenäisyyttä tukevaa ratkaisua. Mahdollinen yhteinen kansallinen tai alueellinen koordinaatio on tärkeää ja sillä voitaneen vaikuttaa tulevaisuudessa tiedon hyödyntämistä tukeviin standardointi- ja järjestelmäratkaisuihin. Nykyisen järjestelmäkannan yhtenäistämistä Länsi-Uudellamaalla ei kuitenkaan voi perustellusti lykätä odottaakseen mahdollista yhtenäistymiskehitystä ja linjauksia.

Selvityksen tulosten käsittely

Selvityksen tuloksia on käsitelty tulevaisuus- ja kehittämislautakunnan kokouksissa 8.6.2023 ja 7.9.2023, aluehallituksen ja aluevaltuuston neuvottelutoimikunnan yhteisissä päiväkouluissa 12.6.2023 ja 21.8.2023, henkilöstötoimikunnan kokouksissa 21.6.2023 ja 16.8.2023 sekä aluehallituksen kokouksessa 28.8.2023. Selvitykseen sisältyneen käytettävyystutkimuksen tulokset on jaettu avoimesti koko hyvinvointialueen henkilöstön käyttöön, ja selvityksen etenemisestä on tiedotettu henkilöstöä.

Selvitystyössä on ollut ohjausryhmä ja projektiryhmä. Ohjausryhmään kuuluvat järjestelmien käyttäjien, palvelutuotannon johdon, tietohallinnon sekä henkilöstöjärjestöjen edustajat. Ohjausryhmä on kokoontunut 26.4., 31.5., 13.6. ja 15.8.2023 Projektiryhmässä on ollut laaja edustus eri palvelualueilta, kehittämistehtävistä ja tietohallinnosta.

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi

Päätöshistoria

Aluehallitus 19.06.2023 § 98

§ 98

Päätösehdotus Hyvinvointialuejohtaja Svahn Sanna

Aluehallitus päättää

1. kehottaa valmistelemaan esityksen päätöksestä asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisun yhtenäistämiseksi;

2. kehottaa valmistelemaan päätöksenteon tueksi luonnoksen asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisun mahdollisen kilpailutuksen periaatteista sekä

3. pyytää tulevaisuus- ja kehittämislautakunnalta lausunnon esityksestä ennen aluehallituksen asianomaista käsittelyä.

Käsittely 

Hallintoylilääkäri Puurunen oli esteellisenä poissa kokouksesta tämän asian käsittelyn ajan klo 13.07-13.40 (esteellisyyden peruste: hallintolaki 28.1 § kohta 5).

Projektijohtaja Lundell selosti asian valmistelua.

Jäsen Wickström poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn aikana klo 13.10.

Aluevaltuuston 3. varapuheenjohtaja Guzenina oli poissa kokouksesta tämän asian käsittelyn aikana klo 13.12-13.17.

Jäsen Vehmanen oli poissa kokouksesta tämän asian käsittelyn aikana klo 13.19-13.33.

Lakiasiainjohtaja Yli-Koski poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 13.40.

Päätös

Aluehallitus hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Selostus 

Taustaa

Hyvinvointialueen tuotannossa olevien asiakas- ja potilastietojärjestelmien (myöh. aptj) harmonisointi on välttämätöntä. Lähtötilanteessa hyvinvointialueelle siirtyi kolmekymmentäkuusi eri asiakas- ja potilastietojärjestelmää tai -järjestelmäversiota. Osa järjestelmistä on pystytty konsolidoimaan hyvinvointialueen käynnistyksen yhteydessä, ja nykytilanteessa jäljellä on yksitoista erillistä järjestelmää. Tilanne on kuitenkin edelleen toiminnallisesti ja taloudellisesti epätyydyttävä. Harmonisoimalla järjestelmäkokonaisuutta voitaisiin edistää asiakkaiden palvelujen esteetöntä käyttöä koko alueella, mahdollistaa palvelutuotannon prosessien yhtenäistäminen, parantaa johtamisen edellytyksiä sekä karsia päällekkäisiä IT-kustannuksia.

Aluehallituksen kokouksessa 11.4.2023 esiteltiin aptj-kokonaisuuden harmonisoinnin tarvetta ja päätöksenteossa etenemisessä. Päävaihtoehtoja on kaksi:

1) sidosyksikköasemassa olevan Oy Apotti Ab:n järjestelmän käytön laajentaminen koko alueelle ja

2) yhtenäisen järjestelmäkokonaisuuden hankkiminen kilpailutuksen kautta. 

Lisäksi tulee huomioida muiden sidosyksikköhankintojen mahdollisuus uusien osakkuuksien kautta. Koska mahdollinen kilpailutusprosessin käynnistäminen poissulkee sidosyksikköhankinnat, tulee hyvinvointialueen tehdä ensin päätös, tavoitteleeko se Apotin käytön laajentamista.

Selvitykset

Hyvinvointialue on toteuttanut aluehallitukselle 11.4.2023 esitetyn mukaisesti selvityksen aptj-vaihtoehtojen vahvuuksista ja riskeistä. Selvityksen pohjana on avoimeen ilmoitukseen perustuva ja kattava markkinakartoitus. Kartoitukseen ilmoittautuivat ja osallistuivat Oy Apotti Ab, TietoEvry Oy, CGI Oy, Mediconsult Oy ja Esko Systems Oy. Markkinakartoituksen lisäksi hyvinvointialue on selvittänyt Apotin mahdollisen käytön laajentamista yhtiön osakkuuden ja hankintajuridiikan näkökulmasta. Markkinakartoituksessa ja selvityksen kokoamisessa hyvinvointialueen tukena on ollut Deloitte Consulting Oy:n tiimi projektijohtajana Janne Gerdt.

Hyvinvointialue on toteuttanut selvitystä täydentävän kyselyn koko henkilöstölle.

Suomen- ja ruotsinkielisen kyselyn tavoitteena oli kartoittaa asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttökokemusta ja arvioida nykyisin käytössä olevien järjestelmien käytettävyyttä. Lisäksi kyselyssä tiedusteltiin vastaajien näkemyksiä tulevaisuuden hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietojärjestelmien ominaisuuksista.

Selvitystyössä on ollut ohjausryhmä ja projektiryhmä. Ohjausryhmässä on ollut järjestelmien käyttäjien, palvelutuotannon johdon sekä tietohallinnon edustajia. Projektiryhmässä on ollut laaja edustus eri palvelualueilta, kehittämistehtävistä ja tietohallinnosta.

Selvityksen tulokset käsiteltiin tulevaisuus- ja kehittämislautakunnan kokouksessa 8.6.2023 sekä aluehallituksen ja aluevaltuuston neuvottelutoimikunnan yhteisessä iltakoulussa 12.6.2023.

Selvitysten päähavainnot

Apotin käytön laajentamista hyvinvointialueen pääjärjestelmäksi tukisi se, että Apotti on toiminnallisesti laajin vaihtoehto, joka kattaa myös laajat tiedolla johtamisen ominaisuudet. Järjestelmähankinta kattaisi Epic-ydinjärjestelmän lisäksi useita muita täydentäviä ratkaisuja. Apotti tarjoaisi mahdollisuuden yhtenäiseen asukkaan sähköiseen asiointiin sekä peruspalveluissa että erikoissairaanhoidossa Maisa-portaalin avulla. Apotti on valmis integroitu järjestelmäkokonaisuus ja se on kansainvälisen yhteistyön kautta kehittyvä järjestelmä.

Apotin haasteena ovat erittäin korkeat kustannukset suhteessa markkinoilta saatavilla oleviin kokonaisratkaisuihin. Hyvinvointialueen kustannusarvion perusteella, huomioiden mm. järjestelmän laajuus ja muut taloudelliset hyödyt, sen kustannus olisi vähintään kaksinkertainen yleiseen markkinahintatasoon verrattuna. Apotin osassa käyttäjäryhmissä huonoksi koettu käytettävyys sekä heikko maine ovat riskejä sekä työn tuottavuuden että työvoiman veto- ja pitovoiman näkökulmasta. Apotti kattaa hyvinvointialueen tarpeisiin nähden ylimääräisiä toiminnallisuuksia. Apotissa ei ole ruotsinkielistä ammattilaisen käyttöliittymää tai valmiuksia tukipalveluihin ruotsiksi. Sähköisen asioinnin ratkaisusta puuttuu joitakin toiminnallisuuksia, joiden kehittämiseen kuluu arviolta pitkiäkin aikoja.

Selvityksen perusteella voidaan todeta, että kilpailutuksen kautta olisi saatavilla vertailukelpoisilla toiminnallisuuksilla selvästi Apotti-ratkaisua halvempi kokonaisratkaisu. Markkinoiden näkemys kokonaisratkaisun kustannustasosta on varsin yhtenevä. Markkinoilla on saatavilla useita kokonaisratkaisuvaihtoehtoja, jotka ovat kehittyneet viimeisten vuosien aikana hyvinvointialueiden vaatimaan suuntaan. Markkinoilla on myös saatavilla järjestelmiä, joissa käyttöliittymät ja tukipalvelut on mahdollista saada myös ruotsinkielisinä. Markkinoilta hankinta mahdollistaisi myös toiminnallisesti hyvinvointialueen tavoitteisiin sopivimpien järjestelmien kilpailutuksen osa-alueittain. Arkkitehtuuri mahdollistaisi toiminnallisuuksien joustavan hankkimisen ja kehittämisen ohjauksen.

Kilpailuttamisvaihtoehdossa lopulliseen ratkaisuun liittyy kaiken kaikkiaan enemmän epävarmuutta. Taloudellisesti menetetään Uudenmaan sisäisiä mittakaavaetuja. Riskinä on toimittajien kokemusten puute vastaavan laajuisista hyvinvointialueen toteutuksista. Mahdollisessa kilpailutuksen kautta hankittavassa kokonaisratkaisussa muodostuisi vahva toimittajasidonnaisuus. Hajautettu arkkitehtuuri vähentäisi toimittajakohtaisia riskejä, mutta tuo epävarmuutta erityisesti toteutusaikatauluun. Samoin eri järjestelmien välinen yhteentoimivuus olisi epävarmempaa. Erillisjärjestelmien kehityssuunnitelmien yhteensovittaminen ja ohjaaminen olisi työläämpää.

Hankintajuridisia riskejä tunnistettiin kaikissa vaihtoehdoissa.

Eteneminen

Selvityksen perusteella on ilmeistä, että Apotti ei ole hankkeen alkuperäisestä tarkoituksestaan huolimatta itsestään selvä ratkaisu hyvinvointialueen yhtenäiseksi tietojärjestelmäksi. Markkinoilla on saatavissa hyvinvointialueen tarvitsemat toiminnallisuudet merkittävästi kustannustehokkaammin ja samassa aikataulussa tai nopeammin. Apotin vahvuudet tiedolla johtamisessa tai hyödyt alueen yhtenäisenä tietojärjestelmänä eivät ole ainakaan vielä merkittävästi realisoituneet.

Toisaalta on huomioitava, että kilpailutusvaihtoehdossa on enemmän epävarmuutta lopputuloksesta. Kilpailutusvaihtoehdossa merkityksellistä ovat arkkitehtuurivalinnat ja kilpailutuksen muut ratkaisua ohjaavat linjaukset. Vaikka selvityksessä koottu tieto on muuten koettu pääosin riittäväksi, on päätöksentekoa varten vielä tarkoituksenmukaista hahmottaa kilpailutusvaihtoehdon toteutuksen keskeiset periaatteet. Samoin hankintajuridista selvitystä ja kokonaistaloudellista arviota on tarkoituksenmukaista jatkaa.

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi

Päätöshistoria

Tulevaisuus- ja kehittämislautakunta 08.06.2023 § 24

§ 24

Päätösehdotus Konsernipalvelujen johtaja Syrjänen Markus

Tulevaisuus- ja kehittämislautakunta päättää
 
1. merkitä tiedoksi annetun tilannekatsauksen ja
 
2. merkitä tiedoksi lautakunnan käymän lähetekeskustelun asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisua koskevan selvityksen vaihtoehdoista.

Käsittely Tulevaisuus- ja kehittämislautakunnalle toimitettiin esityslistan julkaisemisen jälkeen 7.6.2023 tutustuttavaksi Oy Apotti Ab:n osakkaiden Helsingin kaupungin, HUS-yhtymän ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen johdon kirjelmä koskien Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisua.

 Tämän asian käsittelyn aikana pidettiin kokoustauko klo 19.05-19.15.

Päätös

Tulevaisuus- ja kehittämislautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Selostus 

Hyvinvointialueen tuotannossa olevien asiakas- ja potilastietojärjestelmien harmonisointia tulee jatkaa, jotta saadaan palvelutuotannolle yhtenäisempiä prosesseja, kustannustehokkuutta ja mahdollistetaan tiedolla johtaminen. Lähtötilanteessa kunnissa oli 36 potilastietojärjestelmää, jotka on pystytty konsolidoimaan hyvinvointialueen käynnistyksen yhteydessä. Nyt jäljellä on 11 APTJ-järjestelmää, joiden osalta tulee arvioida, miten harmonisointi tehdään.

APTJ-selvitys sisältää henkilöstökyselyn ja järjestelmätoimittajille tehtävän markkinakartoituksen. Markkinavuoropuhelu on julkaistu Hilmaan ja on ollut avoinna kaikille toimijoille. Toimittajista osallistuivat TietoEvry, CGI, Apotti, Mediconsult sekä Esko systems Oy. Kyselyyn vastasi myös Oracle Cerner, joka ei kuitenkaan osallistunut markkinavuoropuhelutapaamisiin.

Markkinavuoropuhelun toteutti Deloitte consulting Oy, jonka APTJ-selvitysraportti jaetaan lautakunnalle esityslistan mukana. APTJ-selvitykseen liittyvän henkilöstökyselyn toteutti hyvinvointialueen oma henkilökunta, ja myös tämä materiaali jaetaan lautakunnalle esityslistan mukana.

Markkinavuoropuheluesitys sekä henkilöstökyselyn tulokset on käsitelty 31.5.2023 pidetyssä APTJ-ohjausryhmän kokouksessa. Ohjausryhmä päätti pyytää materiaalin pohjalta Tulevaisuus- ja kehittämislautakunnan käsittelyä.   

Tulevaisuus- ja kehittämislautakunnalle on annettu asiakas- ja potilastietojärjestelmän tilannekatsaus 10.5.2023 § 20, jossa käytiin läpi projektin etenemistä ja projektin toteutusta. Projektin tuotokset ovat nyt esiteltävät markkinavuoropuhelun yhteenveto ja hyvinvointialueelle tehty APTJ-henkilöstökysely. APTJ-selvityksen ohjausryhmä päättää projektin jatkotoimenpiteistä. Aluehallitus päättää siitä, kuinka harmonisointia jatketaan.  

Hallintosäännön 59 §:n 10 kohdan mukaan tulevaisuus- ja kehittämislautakunnan tehtävänä on seurata ja ennakoida hyvinvointialueen palvelualueiden kehitystä, palvelujen uudistamisen linjauksia, ja digitalisaatiota lyhyellä ja pitkällä aikavälillä muualla Suomessa ja kansainvälisesti.

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi

Päätöshistoria