Välfärdsområdesstyrelsen
Pöytäkirja 11.09.2023/Pykälä 131

469/00.01.02/2022

Välfärdsområdesstyrelsen 11.09.2023 § 131

§ 131

Beslutsförslag Välfärdsområdesdirektör Svahn Sanna

Behandling 

Beslut

Redogörelse 

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde den 30 januari 2023 om principerna för ordnandet av måltidsservice. Välfärdsområdesstyrelsen beslutade att:

1. välfärdsområdets måltidsservice ordnas som en utkontrakterad tjänst genom konkurrensutsättning. Upphandlingshelheten ska dock delas in i mindre helheter så att aktörer av olika storlek kan delta i dem med beaktande av lönsamheten och kvaliteten. Helheten av konkurrensutsättningen föreläggs välfärdsområdesstyrelsen för kännedom efter att marknadsdialoger har förts och

2. de strategiska principerna för konkurrensutsättningen av måltidsservicen är:

- Måltidsservicen ska ordnas på ett säkert sätt med beaktande av servicens störningsfrihet och försörjningstrygghet

- Klientrespons används aktivt vid utvecklingen av tjänsterna

- Måltidsservicen ordnas med hjälp av en flerproducentmodell

- Maten som serveras ska uppfylla de nationella näringsrekommendationerna

- I enlighet med de nationella målen ökas andelen övervägande vegetarisk mat och andelen fisk enligt näringsrekommendationerna och målen att minska koldioxidutsläppen

- Beträffande kött, ägg och mjölk prioriteras inhemsk närproduktion och ekologisk produktion

- Matsvinnet minskas

- Specialdieter definieras i samarbete med serviceområdena och med beaktande av näringsrekommendationerna

- Koldioxidutsläppen från transporterna minskas

Konkurrensutsättningen av måltidsservicen har förberetts i enlighet med välfärdsområdesstyrelsens beslut. Två omgångar av marknadsdialog har hållits med företagen, och ärendet har behandlats i samarbete med personalen. Välfärdsområdesstyrelsen behandlade beredningens läge under sin aftonskola den 22 maj 2023.

Under beredningen har konkurrensutsättningens objekt klargjorts och delats upp i två delar, som konkurrensutsätts separat:

A. Måltider som levereras hem

B. Övriga måltider

För närvarande tillhandahålls sjukhusens måltidsservice av HUS Bastjänster. Välfärdsområdets måltidsservice kan i praktiken inte rimligtvis separeras från HUS måltider som en självständig helhet på sjukhusen. Därför kommer HUS Bastjänster att fortsätta tillhandahålla sjukhusens måltidsservice, och denna del kommer inte att konkurrensutsättas.

Kaféliknande verksamheter kommer också att undantas från konkurrensutsättningen. Dessa kommer att konkurrensutsättas individuellt i framtiden, vilket gör det möjligt för mindre företag att delta i processen.

Måltider som levereras hem

Konkurrensutsättningen av måltider som levereras hem inkluderar:

- Måltider som levereras hem: lunch

- Måltider på enheter: frukost, kvällsmål och mellanmål, lunch, middag och distributionsprodukter.

Med "måltider på enheter" avses måltider i hemliknande institutioner, som till exempel institutioner inom funktionshinderservicen, där matlagning är en del av verksamheten både för personalen och klienterna.

Geografiskt delas konkurrensutsättningen upp i två delområden: Esbo och Grankulla utgör ett delområde medan Kyrkslätt, Högfors, Vichtis, Lojo, Raseborg, Hangö, Ingå och Sjundeå bildar det andra delområdet.

Totalt omfattar konkurrensutsättningen av måltider som levereras hem ungefär 150 000 måltider per år.

Övriga måltider

Konkurrensutsättningen av övriga måltider berör institutions- och personalmåltider i ungefär 60 av välfärdsområdets enheter. Detta innefattar både kök där maten tillagas och de där maten värms upp. Geografiskt delas konkurrensutsättningen upp i dessa tre delområden:

Område A: Esbo, Grankulla och Kyrkslätt

Område B: Högfors, Vichtis och Lojo

Område C: Raseborg, Hangö, Ingå och Sjundeå

Totalt omfattar konkurrensutsättningen av övriga måltider över 4 miljoner måltider per år.

I frågan om övriga måltider har välfärdsområdet för tillfället egen personal för måltidsservice inom Ansvarsområdet Stödtjänster. Denna personal, bestående av cirka 70 personer, kommer att överföras till serviceproducenten genom en överlåtelse av rörelse i samband med konkurrensutsättningens genomförande.

Samarbete

Beredningen av konkurrensutsättningen har behandlats gemensamt enligt följande:

- 9 november 2022: Temporära samarbetsorganet

- 24 november 2022: Temporära samarbetsorganet

- 18 januari 2023: Samarbetsförhandlingar

- 15 mars 2023: Personalkommittén

- 1 september 2023: Samarbetsförhandlingar

Under september 2023 ordnas samarbetsmöten med arbetsplatserna för den personal som ska överföras. Ärendets framsteg diskuteras månatligen med personalen som överförs.

Nästa steg i konkurrensutsättningen

Konkurrensutsättningen av måltider som levereras hem kommer att publiceras först. Målet är att verksamheten enligt denna konkurrensutsättning inleds i början av 2024.

Konkurrensutsättningen för övriga måltider publiceras under hösten, med en avsikt att konkurrensutsätta verksamheten påbörjas senast under hösten 2024. Helheten av konkurrensutsättningen inkluderar bland annat en omfattande införingsplanering tillsammans med de valda leverantörerna, vilket förklarar den längre tidsramen.

Bilagor

Tilläggsmaterial

För kännedom

Beslutshistoria

Välfärdsområdesstyrelsen 30.01.2023 § 7

§ 7

Beslutsförslag Välfärdsområdesdirektör Svahn Sanna

Välfärdsområdesstyrelsen beslutar att

1. välfärdsområdets måltidsservice ordnas som en utkontrakterad tjänst genom upphandling och

2. de strategiska principerna för upphandlingen av måltidsservicen är:

- Måltidsservicen ska ordnas på ett säkert sätt med beaktande av servicens störningsfrihet och försörjningstrygghet.
- Klientrespons används aktivt vid utvecklingen av tjänsterna.
- Måltidsservicen ordnas med hjälp av en flerproducentmodell.
- Maten som serveras ska uppfylla de nationella näringsrekommendationerna.
- I enlighet med de nationella målen ökas andelen övervägande vegetarisk mat och andelen fisk enligt näringsrekommendationerna och målen att minska koldioxidutsläppen.
- Beträffande kött, ägg och mjölk prioriteras inhemsk närproduktion och ekologisk produktion.
- Matsvinnet minskas.
- Specialdieter definieras i samarbete med serviceområdena och med beaktande av näringsrekommendationerna.
- Koldioxidutsläppen från transporterna minskas.

Behandling 

Det nya tilläggsmaterialet "Ateriapalvelujen järjestämisen strategisten linjausten vaikutusten arviointi" delades ut på bordet.

Under behandlingen lämnade andra vice ordförande Wickström följande ändringsförslag, som ordförande Laiho understödde:

Beslutets punkt 1 ändras till: "välfärdsområdets måltidsservice ordnas som en utkontrakterad tjänst genom upphandling. Upphandlingshelheten ska dock delas in i mindre helheter så att aktörer av olika storlek kan delta i dem med beaktande av lönsamheten och kvaliteten. Upphandlingshelheten föreläggs välfärdsområdesstyrelsen för kännedom efter att marknadsdialoger har förts."

Under behandlingen lämnade första vice ordförande Räsänen följande ändringsförslag, som ledamot Kivekäs understödde:

Beslutets punkt 1 ändras till: "1. välfärdsområdets måltidsservice i framtiden ordnas som en utkontrakterad tjänst enligt en flerproducentmodell så att man i hög grad anlitar utkontrakterade tjänster genom upphandling, men också förbereder sig på egen produktion och anlitande av in house-aktörer. Beslut om omfattningen av tjänster som upphandlas fattas av välfärdsområdesstyrelsen separat utifrån resultaten av den kommande marknadsdialogen. Man försöker dela in upphandlingarna i delar så att flera aktörer har möjlighet att delta i upphandlingen."

Ordföranden förklarade diskussionen avslutad.

Ordföranden konstaterade att det har lämnats två ändringsförslag, så det ska förrättas en omröstning.

Ordföranden konstaterade att båda ändringsförslagen först ställs mot varandra, varefter det förslag som vunnit ställs mot föredragandens beslutsförslag.

De som understödde andra vice ordförande Wickströms ändringsförslag skulle rösta "JA". De som understödde första vice ordförande Räsänens ändringsförslag skulle rösta "NEJ".

Vid omröstningen fick andra vice ordförande Wickströms ändringsförslag 9 JA-röster och första vice ordförande Räsänens ändringsförslag 7 NEJ-röster. Dessutom gavs 1 blank röst.

Ordförande Laiho, andra vice ordförande Wickström samt ledamöterna Vehmanen, Sahiluoma, Rehn-Kivi, Laakso, Lassus, Uusitalo och Piirtola röstade JA.

Första vice ordförande Räsänen samt ledamöterna Kivekäs, Hukari, Nummelin, Frantsi-Lankia, Pajuoja och Juvonen röstade NEJ.

Ledamot Myllyniemi röstade blankt.

Eftersom andra vice ordförande Wickströms ändringsförslag hade fått flest röster vid omröstningen konstaterade ordföranden att andra vice ordförande Wickströms ändringsförslag hade vunnit omröstningen.

Ordföranden konstaterade att föredragandens beslutsförslag och andra vice ordförande Wickströms ändringsförslag ställs mot varandra i följande omröstning.

De som understödde föredragandens beslutsförslag skulle rösta "JA". De som understödde andra vice ordförande Wickströms ändringsförslag skulle rösta "NEJ".

Vid omröstningen fick föredragandens beslutsförslag 1 JA-röst och andra vice ordförande Wickströms ändringsförslag 16 NEJ-röster.

Ledamot Pajuoja röstade JA.

Ordförande Laiho, första vice ordförande Räsänen, andra vice ordförande Wickström och ledamöterna Piirtola, Kivekäs, Frantsi-Lankia, Vehmanen, Uusitalo, Lassus, Laakso, Sahiluoma, Rehn-Kivi, Juvonen, Myllyniemi, Hukari och Nummelin röstade NEJ.

Eftersom andra vice ordförande Wickströms ändringsförslag hade fått flest röster vid omröstningen konstaterade ordföranden att välfärdsområdesstyrelsen godkände ändringsförslaget.

Chefen för enheten strategi och ledningsstöd Ohrankämmen avlägsnade sig från sammanträdet under behandlingen av detta ärende kl. 12.54.

Ledamot Lassus var frånvarande från sammanträdet under behandlingen av detta ärende kl. 13.53-13.54.

Direktören för digitala tjänster Kuukka avlägsnade sig från sammanträdet under behandlingen av detta ärende kl. 13.56.

Beslut

Välfärdsområdesstyrelsen beslutade att

1. välfärdsområdets måltidsservice ordnas som en utkontrakterad tjänst genom upphandling. Upphandlingshelheten ska dock delas in i mindre helheter så att aktörer av olika storlek kan delta i dem med beaktande av lönsamheten och kvaliteten. Upphandlingshelheten föreläggs välfärdsområdesstyrelsen för kännedom efter att marknadsdialoger har förts och

2. de strategiska principerna för upphandlingen av måltidsservicen är:

- Måltidsservicen ska ordnas på ett säkert sätt med beaktande av servicens störningsfrihet och försörjningstrygghet
- Klientrespons används aktivt vid utvecklingen av tjänsterna
- Måltidsservicen ordnas med hjälp av en flerproducentmodell
- Maten som serveras ska uppfylla de nationella näringsrekommendationerna
- I enlighet med de nationella målen ökas andelen övervägande vegetarisk mat och andelen fisk enligt näringsrekommendationerna och målen att minska koldioxidutsläppen
- Beträffande kött, ägg och mjölk prioriteras inhemsk närproduktion och ekologisk produktion
- Matsvinnet minskas
- Specialdieter definieras i samarbete med serviceområdena och med beaktande av näringsrekommendationerna
- Koldioxidutsläppen från transporterna minskas.

Redogörelse 

Ansvaret för att ordna välfärdsområdets måltidsservice övergick vid sidan om övriga tjänster till välfärdsområdet från och med den 1 januari 2023. För att säkerställa en trygg övergång ordnas måltidsservicen 2023 med hjälp av flera olika produktionsmodeller under en övergångstid. Målet är att under 2023 färdigställa en ny verksamhetsmodell för måltidsservicen i välfärdsområdet som införs 2024.

Nuläget

I kommunerna har måltidsservicen hittills ordnats på tre olika sätt:

- Som egen verksamhet av kommunen

- Som en utkontrakterad tjänst genom upphandling och

- via ett inhouse-bolag

Måltidskostnaderna inom social- och hälsovården samt räddningsväsendet i kommunerna i Västra Nyland har uppgått till totalt omkring 10 miljoner euro per år. Inom dessa funktioner har omkring 9 500 måltider producerats per dag (år 2021) enligt följande fördelning:

- frukost 1 668 stycken

- lunch 2 565 stycken

- mellanmål 1 718 stycken

- middag 1 857 stycken

- kvällsmål 1 550 stycken

- måltider till hemmen 657 stycken

Omkring 60 personer i måltidsservicepersonalen samt 54 kök övergår till välfärdsområdet enligt följande fördelning:

- tre tillredningskök (lagar maten och skickar den till uppvärmnings- och distributionsköken)

- 12 uppvärmningskök (tillreder maten från tillredningsköken samt energikomplement och blandar sallader)

- 39 distributionskök (serverar klienterna de färdiga måltider som skickats från ett av tillredningsköken och sköter diskhanteringen)

Välfärdsområdet ordnar måltidsservicen 2023 på fyra olika sätt:

-          Måltiderna produceras som egen produktion av välfärdsområdet

-          Måltiderna köps av en inhouse-leverantör

-          Måltiderna köps av en utkontrakterad leverantör på marknaden

-          Måltiderna köps av kommunen

Sättet att ordna måltidsservicen i framtiden

Det finns flera möjliga sätt som välfärdsområdet kan ordna måltidsservicen på.

De huvudsakliga alternativen är egen produktion, utkontraktering genom upphandling och produktion via ett inhouse-bolag. Alternativen beskrivs nedan.

Alternativ A: Egen produktion

Om alternativet egen produktion väljs svarar välfärdsområdet helt för produktionen av den måltidsservice som välfärdsområdet behöver. I de kök som övergår från kommunerna till välfärdsområdet finns det enligt preliminära uppskattningar ett större eftersatt underhåll vad beträffar utrustningen. Lokalerna överensstämmer inte heller till alla delar med modern köksplanering. Lokalerna tillåter inte en effektiv utveckling av måltidsproduktionen. Om välfärdsområdet producerar måltidsservicen i sin helhet kräver serviceproduktionen en investering i ett nytt centraliserat tillredningskök, som ersätter de föråldrade och icke funktionella lokalerna. Investeringen ligger enligt mycket grova uppskattningar på omkring fem miljoner euro, men en exakt beräkning krävs innan några investeringsbeslut kan fattas. De nuvarande köken är även förknippade med osäkerhetsfaktorer, eftersom välfärdsområdet hyr lokalerna för 3+1 år och det är osäkert vad som händer efter denna tid.

Alternativ B: Utkontraktering genom upphandling

Vid utkontraktering skaffar välfärdsområdet måltidsservice genom upphandling. Det finns flera alternativ för utkontrakteringen. Måltidsservicen består av funktionsmässigt sett tre tydliga och marknadsmässigt naturliga helheter: måltider på institutioner, måltider som levereras hem och olika kaféfunktioner.

Måltiderna på institutioner kan produceras på många sätt, till exempel genom utkontraktering av produktionen av måltiderna eller uppvärmning och utdelning på avdelningarna, eller så har produktionen av måltiderna utkontrakterats, men uppvärmningen och utdelningen på avdelningarna sker med hjälp av välfärdsområdets personal.

Alternativen för måltider till hemmen är till exempel måltider som produceras av en leverantör eller så har klienterna getts frihet att välja leverantör bland några ramavtalsleverantörer eller med servicesedel.

Kaféfunktionerna kan utkontrakteras antingen till en stor leverantör eller så kan man för kaféfunktionerna på enskilda verksamhetsställen sträva efter att använda sig av lokala företagares tjänster.

Alternativ C: Produktion via ett inhouse-bolag

Beträffande måltidsservicen är välfärdsområdets möjliga inhouse-leverantörer HUS Asvia och Espoo Catering. Inom välfärdsområdet producerar HUS Asvia bland annat måltidsservicen på Esbo sjukhus 2023. I fråga om HUS Asvia har HUS inte fattat beslut om sina strategiska avsikter om huruvida man vill producera måltidsservice för andra kunder.  Vad gäller Espoo Catering konstaterade välfärdsområdesstyrelsen i sitt beslut av den 10 oktober 2022, § 151, att man avslutar delägarskapet i bolaget när den regionala verksamhetsmodellen för måltidsservicens tjänster har införts efter det kritiska övergångsskedet i välfärdsområdesreformen.

Marknaden för måltidsservice

Målet för beredningen av måltidsservicen i välfärdsområdet har varit en lösning i två faser. För 2023 bereds en lösning för en övergångstid, och för tiden efter den bereder man långsiktiga riktlinjer för servicen för beslut i välfärdsområdesstyrelsen.

I beredningen har måltidsservicens nuläge och eventuella lösningsmodeller bedömts. I april-juni 2022 fördes en marknadsdialog med olika företag i samband med utredningen av måltidsservicehelheten som överförs till välfärdsområdet. Utredningen och marknadsdialogen har fått stöd av Deloitte Oy. Målet med marknadsdialogen var att kartlägga aktörernas intresse för att producera måltidsservice för Västra Nylands välfärdsområde samt att samla in mer information om de olika alternativens förnuftighet och om olika faktorer att beakta vid en eventuell upphandling. På basis av kartläggningen kan konstateras att leverantörerna är intresserade av att producera måltidsservicen inom Västra Nylands välfärdsområde och att det finns flera eventuella anbudsgivare.

Förslag på nästa steg

Vid planeringen av den framtida verksamhetsmodellen för måltidsservicen har några viktiga faktorer identifierats:

- Personal som övergick från kommunerna till välfärdsområdet räcker inte till för att producera måltidsservicen i nuläget.

- Nätverket av kök som överförs från kommunerna till välfärdsområdet är inte tillräckligt stort för att producera måltidsservice på lång sikt.

- Egen produktion av måltidsservice skulle kräva att välfärdsområdet gör stora investeringar.

- Det finns en fungerande marknad för måltidsservice i Västra Nyland.

Välfärdsområdesstyrelsen konstaterade i sitt beslut av den 10 oktober 2022, § 151, att man avstår från sitt aktieägarskap i Espoo Catering Oy när en regional verksamhetsmodell för måltidservice har tagits i bruk efter det kritiska övergångsskedet i välfärdsområdesreformen. Därtill beslöt välfärdsområdesstyrelsen att uppmana att det bereds principer för upphandling av måltidsservice och riktlinjer för ordnandet av tjänsterna för beslut i välfärdsområdesstyrelsen under 2022.

Med beaktande av ovanstående föreslås en verksamhetsmodell som baserar sig på utkontraktering genom upphandling som framtida produktionsmodell för måltidsservicen.

Som principer för ordnandet av måltidsservice föreslås:

- Måltidsservicen ska ordnas på ett säkert sätt med beaktande av servicens störningsfrihet och försörjningstrygghet.

- Klientrespons används aktivt vid utvecklingen av tjänsterna.

- Måltidsservicen ordnas med hjälp av en flerproducentmodell.

- Maten som serveras ska uppfylla de nationella näringsrekommendationerna.

- I enlighet med de nationella målen ökas andelen övervägande vegetarisk mat och andelen fisk enligt näringsrekommendationerna och målen att minska koldioxidutsläppen.

- Beträffande kött, ägg och mjölk prioriteras inhemsk närproduktion och ekologisk produktion.

- Matsvinnet minskas.

- Specialdieter definieras i samarbete med serviceområdena och med beaktande av näringsrekommendationerna.

- Koldioxidutsläppen från transporterna minskas.

Den slutgiltiga modellen för hur utkontrakteringen genomförs avgörs i en upphandlingsprocess, som genomförs med hjälp av ett förhandlingsförfarande.

Personalkonsekvenser

Den personal inom Västra Nylands välfärdsområde som producerar måltider övergår till den leverantör som väljs genom upphandling enligt principerna om överlåtelse av rörelse. Antalet anställda som övergår avgörs i en förhandlingsprocess med företagen, då modellen för genomförandet fastställs. Enligt den nuvarande uppskattningen gäller förändringen ungefär 30 personer som producerar måltider.

Ärendet har behandlats gemensamt i ett temporärt samarbetsorgan den 9 och den 24 november 2022 samt i samarbetsförhandlingar den 18 januari 2023. Ärendet har behandlats i möten med en representant för personalen den 19 december 2022 och den 5 januari 2023.

Enligt § 144 i förvaltningsstadgan godkänner välfärdsområdesstyrelsen de strategiska riktlinjerna för upphandlingar i anslutning till ordnandet av tjänster i enlighet med välfärdsområdesstrategin.

Bilagor

Tilläggsmaterial

För kännedom

Beslutshistoria